Come posso risultare occupato quando realmente lo sono?

L’arte della gestione delle aspettative (e delle chiamate in arrivo)

In un mondo iperconnesso, la gestione del tempo e delle aspettative è diventata un’arte raffinata, quasi una forma di sopravvivenza. Spesso ci troviamo a dover comunicare di essere “occupati”, anche quando la realtà è un po’ più sfumata. La semplice affermazione “sono occupato” può essere percepita come scortese o poco professionale, lasciando l’interlocutore con un senso di frustrazione e incertezza. Ma come bilanciare la necessità di gestire il proprio tempo con la cortesia e l’efficienza?

L’esempio della gestione delle chiamate in arrivo, come quello proposto da un operatore telefonico – “Per attivare l’Avviso di chiamata digita *43# e premi invio, per disattivarlo digita invece #43# e premi invio” – illustra perfettamente questo concetto. L’operatore fornisce uno strumento pratico per gestire la propria disponibilità, ma la scelta di attivare o disattivare l’avviso di chiamata è una decisione personale, che riflette la capacità di gestire le proprie priorità e di comunicare efficacemente le proprie esigenze.

Analogamente, nella vita professionale e personale, bisogna imparare a gestire le proprie “chiamate in arrivo”, sia quelle letterali che quelle metaforiche, rappresentate da richieste, appuntamenti e impegni. L’arte di “risultare occupati” quando lo si è realmente, risiede nella capacità di:

• Definire le priorità: Identificare quali attività sono cruciali e richiedono la nostra attenzione immediata. Questo aiuta a selezionare le “chiamate” più importanti, delegando o rimandando quelle meno urgenti.

• Comunicare efficacemente: Invece di un semplice “sono occupato”, è preferibile utilizzare frasi più precise e costruttive. Ad esempio: “Sto lavorando a un progetto urgente, posso ricontattarti alle 15:00?”, oppure: “Sono impegnato in questo momento, ma ti richiamo appena possibile.” La trasparenza e la chiarezza sono fondamentali.

• Utilizzare strumenti di gestione del tempo: Agenda, promemoria, liste di cose da fare, software di project management: questi strumenti aiutano a organizzare il tempo e a comunicare in modo più efficace la propria disponibilità.

• Stabilire dei limiti: Imparare a dire “no” quando necessario è cruciale. Accettare troppi impegni porta a stress e inefficienza, compromettendo la qualità del lavoro e la propria serenità.

In conclusione, “risultare occupati” quando lo si è veramente non è questione di dissimulazione, ma di gestione intelligente del tempo e di comunicazione efficace. È una competenza che richiede pratica e consapevolezza, ma che, una volta padroneggiata, si traduce in maggiore produttività, minor stress e relazioni interpersonali più positive. Imparare a gestire le nostre “chiamate in arrivo”, sia quelle telefoniche che quelle della vita, è la chiave per una maggiore efficienza e serenità.