Cosa devo scrivere a un cliente che non paga?

Un sollecito di pagamento professionale e rispettoso

Gentile [Nome del Cliente],

a seguito del nostro regolare controllo contabile, abbiamo rilevato un importo ancora insoluto relativo alla fattura n. [Numero e data fattura], per un totale di [Importo della fattura]€, con scadenza fissata al [Termine di pagamento fattura].

Capendo che gli imprevisti possono capitare e che a volte le scadenze possono sfuggire, desideriamo innanzitutto verificare se vi siano state difficoltà nella ricezione o nella elaborazione della fattura. È possibile che si sia verificato un problema amministrativo interno alla Sua azienda, o che la fattura sia stata erroneamente archiviata.

Per questo motivo, La invitiamo cortesemente a verificare la Sua situazione contabile, confrontando la nostra fattura con i Suoi registri. Qualora riscontrasse qualche discrepanza o necessitasse di ulteriori chiarimenti sulla fattura stessa – ad esempio, riguardo alle voci indicate o al dettaglio del servizio erogato – La preghiamo di contattarci al più presto al numero [Numero di telefono] o all’indirizzo email [Indirizzo email]. Saremo lieti di fornirLe tutta l’assistenza necessaria.

In attesa di un Suo riscontro e di una positiva soluzione, Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.

Cordiali saluti,

[Il tuo Nome/Nome dell’azienda]

Nota: Questo sollecito adotta un tono professionale e rispettoso, evitando un linguaggio aggressivo o minaccioso. Prioritizza la collaborazione e la risoluzione del problema, offrendo supporto al cliente. L’efficacia di questo approccio risiede nella costruzione di un rapporto positivo a lungo termine, anche in situazioni di difficoltà finanziaria. Se il cliente non risponde, sarà possibile inviare un secondo sollecito più formale, eventualmente avviando le procedure legali previste.