Come concludere una mail rimango a disposizione?

L’arte della chiusura: andare oltre il “Rimango a disposizione”

La frase “Rimango a disposizione” è ormai un cliché delle comunicazioni professionali. Seppur cortese, risulta spesso generica e poco incisiva, perdendosi nel mare di email che affollano le caselle di posta elettronica. Come, quindi, concludere una mail in modo efficace, professionale e, soprattutto, memorabile? Basta saper andare oltre la formula standard, personalizzando la chiusura in base al contesto e all’obiettivo della comunicazione.

La frase “Colgo con piacere l’opportunità di collaborare. Grazie per la fiducia; attendo vostre notizie e resto a disposizione per ogni chiarimento”, pur essendo corretta, manca di un certo appeal. Sebbene esprimi cortesia e disponibilità, potrebbe essere percepita come impersonale e poco coinvolgente. Per migliorarla, è fondamentale focalizzarsi su tre aspetti: specificità, personalizzazione e call to action.

Specificità: Invece di una generica disponibilità, indicare cosa si è a disposizione per fare. Ad esempio, invece di “resto a disposizione per ogni chiarimento”, si potrebbe scrivere: “resto a disposizione per una chiamata di approfondimento entro la fine della settimana” o “sono a disposizione per fornirvi ulteriori dettagli sul progetto entro lunedì prossimo”. Questo rende la chiusura più concreta e professionale, mostrando proattività e chiarezza.

Personalizzazione: Ricordarsi che ogni email è un’opportunità per costruire un rapporto. Inserire un dettaglio specifico che dimostra di aver letto attentamente la comunicazione ricevuta, o di aver compreso le necessità del destinatario, rende la chiusura più personalizzata e significativa. Ad esempio, potrebbe essere utile menzionare un punto specifico della conversazione precedente o anticipare una prossima azione legata al progetto in questione.

Call to action: Una chiusura efficace non si limita a esprimere disponibilità, ma sollecita un’azione da parte del destinatario. Non solo “attendo vostre notizie”, ma “attendo vostre notizie entro [data] per poter procedere con [azione specifica]”. Questa strategia rende la comunicazione più dinamica e facilita il follow-up.

In sintesi, per superare la banalità del “Rimango a disposizione”, bisogna puntare su una chiusura che sia:

• Chiara e concisa: evitando frasi inutili e ripetitive.
• Professionale e cortese: mantenendo un tono formale adatto al contesto.
• Personalizzata e specifica: adattandola al destinatario e all’oggetto della mail.
• Proattiva e con call to action: guidando il destinatario verso la prossima fase.

Un esempio di chiusura migliorata potrebbe essere: “Colgo con piacere l’opportunità di collaborare al progetto Alpha. Grazie per la fiducia. Per ottimizzare il nostro lavoro, vi propongo una breve chiamata di approfondimento lunedì alle 10:00. Attendo vostra conferma entro venerdì. Cordiali saluti.”

In conclusione, la chiusura di una email è un elemento cruciale che contribuisce a lasciare un’impressione positiva e a favorire una comunicazione efficace. Investire tempo nella sua stesura è un investimento nella costruzione di relazioni professionali solide e di successo.