Che cosa si intende per sistema di conservazione?

La Preservazione Digitale: Oltre l’Archiviazione, un Sistema di Conservazione a Garanzia del Futuro

Il mondo digitale, con la sua velocità e capacità di generare informazioni a una scala senza precedenti, ci pone di fronte a una sfida cruciale: la conservazione a lungo termine dei dati. Non basta più archiviare; è necessario implementare un sistema di conservazione robusto ed efficace, che vada ben oltre la semplice memorizzazione. Si tratta di un processo complesso e multiforme, che mira a preservare nel tempo l’autenticità, l’integrità e la leggibilità di documenti e dati informatici, garantendone la reperibilità e l’affidabilità, come previsto, ad esempio, dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) all’articolo 44.

Un sistema di conservazione non si limita a replicare file su diversi supporti. È un’architettura che prevede una serie di azioni integrate e controllate, finalizzate alla gestione completa del ciclo di vita dei documenti digitali. Questo include:

• Identificazione e classificazione: Assegnazione di metadati accurati e strutturati a ogni documento, per consentirne una facile ricerca e gestione nel tempo. La corretta catalogazione è fondamentale per garantire la reperibilità del dato.
• Autenticazione e Integrità: Implementazione di meccanismi crittografici per garantire l’autenticità del documento e la sua immutabilità. È necessario prevenire qualsiasi alterazione non autorizzata, preservando la fedeltà del contenuto originale. Questo aspetto è fondamentale per la validità legale dei documenti.
• Migrazione e Aggiornamento: I supporti di memorizzazione e i formati dei file sono soggetti a obsolescenza. Un sistema di conservazione efficace prevede processi di migrazione periodica verso nuove tecnologie e formati aperti e standard, preservando la leggibilità dei dati anche in futuro.
• Gestione del rischio: Previsione e gestione dei rischi legati alla perdita di dati, quali guasti hardware, eventi catastrofici o attacchi informatici. La ridondanza dei dati, la protezione da accessi non autorizzati e piani di disaster recovery sono componenti essenziali.
• Conformità normativa: Il sistema deve essere progettato e implementato in conformità alle normative vigenti in materia di conservazione digitale, assicurando la validità legale dei documenti conservati. La tracciabilità delle operazioni e la produzione di prove di conservazione sono aspetti cruciali.

In conclusione, un sistema di conservazione digitale non è un semplice strumento tecnologico, ma una strategia organizzativa che richiede un’attenta pianificazione, competenze specifiche e un investimento costante. Investire nella preservazione digitale non è solo un adempimento normativo, ma un investimento nel futuro, che garantisce la protezione e la fruizione delle informazioni cruciali per le organizzazioni pubbliche e private, permettendo di preservare la memoria digitale del nostro tempo. La sfida è quella di creare sistemi di conservazione flessibili, scalabili e adattabili all’evoluzione continua della tecnologia, garantendo la longevità delle informazioni e il loro valore nel tempo.