Come cambiare da PDF a PDFA?

Da PDF a PDF/A: Conservazione digitale a lungo termine in pochi click

Il formato PDF (Portable Document Format) è diventato uno standard per la condivisione di documenti, garantendo la visualizzazione coerente su diverse piattaforme. Tuttavia, quando si tratta di archiviazione a lungo termine e conservazione digitale, il PDF standard presenta alcune limitazioni. Entra in gioco il PDF/A (PDF/Archival), un formato specificamente progettato per garantire l’integrità e l’accessibilità dei documenti nel tempo. Ma come convertire un PDF standard in PDF/A? La procedura è più semplice di quanto si possa pensare.

Molti software di gestione documenti, inclusi alcuni lettori PDF gratuiti e a pagamento, offrono la possibilità di esportare i file in formato PDF/A. Il processo, generalmente, è molto simile e intuitivo. Prendiamo ad esempio un tipico programma di gestione PDF:

1. Apri il documento PDF: Inizia aprendo il file PDF che desideri convertire in PDF/A all’interno del tuo software di gestione documenti.

2. Accedi alle opzioni di esportazione: Nel menu principale, cerca la voce “File” e seleziona l’opzione “Esporta” o “Salva con nome”. Alcuni programmi potrebbero utilizzare terminologie leggermente diverse, come “Esporta come” o “Salva una copia”.

3. Scegli il formato PDF/A: Nella finestra di dialogo che si apre, troverai un menu a tendina o un elenco di formati di file disponibili per l’esportazione. Seleziona “PDF/A” o, più specificamente, una delle sue varianti, come “PDF/A-1a”, “PDF/A-1b” o “PDF/A-2”. La scelta della variante dipende dalle specifiche esigenze di conservazione. PDF/A-1a, ad esempio, è più restrittivo e richiede l’incorporamento di informazioni per l’accessibilità. PDF/A-1b è meno stringente e adatto alla maggior parte delle esigenze di archiviazione a lungo termine. PDF/A-2, infine, supporta l’incorporamento di PDF/A all’interno del documento.

4. Esporta e salva: Una volta selezionato il formato PDF/A desiderato, clicca sul pulsante “Esporta” o “Salva”. Scegli la posizione in cui desideri salvare il nuovo file PDF/A e assegnagli un nome.

5. Verifica il risultato: Dopo aver completato l’esportazione, è consigliabile aprire il nuovo file PDF/A per verificare che la conversione sia avvenuta correttamente e che il documento sia visualizzato come previsto.

Questo processo di conversione, rapido e semplice, garantisce che i tuoi documenti siano preservati nel tempo, mantenendo intatta la loro formattazione e leggibilità, indipendentemente dal software o dall’hardware utilizzato per accedervi in futuro. La conversione a PDF/A è un passo fondamentale per una corretta gestione documentale e per la conservazione del patrimonio informativo, sia in ambito aziendale che privato.