Come condividere un forms?

Sfrutta al Massimo Microsoft Forms: Collaborazione e Duplicazione per un Efficace Lavoro di Squadra

Microsoft Forms è uno strumento potentissimo, spesso sottovalutato, per creare sondaggi, quiz, moduli di feedback e molto altro. La sua semplicità d’uso lo rende accessibile a tutti, ma le sue funzionalità di collaborazione e duplicazione possono elevare drasticamente la sua utilità, trasformandolo in un vero e proprio alleato per il lavoro di squadra e la raccolta di dati. In questo articolo, esploreremo come sfruttare al meglio queste caratteristiche per ottimizzare i tuoi progetti.

Collaborare: Molti Cervelli, un Unico Modulo Perfetto

Immagina di dover creare un sondaggio complesso per valutare la soddisfazione dei clienti. Un singolo individuo potrebbe faticare a coprire tutti gli aspetti rilevanti, o magari avere una visione limitata delle esigenze specifiche. È qui che entra in gioco la collaborazione. Invece di lavorare in isolamento, puoi invitare colleghi o esperti a contribuire direttamente alla creazione del modulo.

Come condividere un Forms per la collaborazione?

La procedura è incredibilmente semplice e intuitiva:

1. Accedi al Tuo Forms: Apri il modulo o quiz che desideri condividere in Microsoft Forms.
2. Trova le Impostazioni: Cerca l’icona “Altre impostazioni modulo” (solitamente rappresentata da tre puntini verticali) nell’angolo in alto a destra dello schermo. Clicca su di essa.
3. Collabora o Duplica: Dal menu a tendina, seleziona l’opzione “Collabora o Duplica”.
4. Aggiungi Collaboratori: Nella sezione “Aggiungi collaboratori,” seleziona l’opzione “Condividi il collegamento per collaborare e visualizzare i risultati.” Questo genererà un URL univoco.
5. Condividi il Collegamento: Copia l’URL generato e condividilo con le persone con cui desideri collaborare.

Cosa succede quando condividi il collegamento di collaborazione?

Le persone che ricevono il link avranno la possibilità di:

• Modificare il modulo: Aggiungere domande, modificare opzioni di risposta, personalizzare il design e molto altro.
• Visualizzare i risultati: Accedere ai dati raccolti, analizzare le risposte e trarre conclusioni.
• Lavorare in tempo reale: Vedere le modifiche apportate dagli altri collaboratori in tempo reale, facilitando una collaborazione fluida e dinamica.

Duplicazione: Riciclare con Intelligenza

A volte, non è necessario reinventare la ruota. Se hai già creato un modulo che si avvicina a quello di cui hai bisogno, la duplicazione è la soluzione ideale. Questa funzione ti permette di creare una copia esatta del modulo originale, che potrai poi modificare e adattare alle tue nuove esigenze.

Quando usare la duplicazione?

• Creare versioni diverse per target specifici: Ad esempio, puoi duplicare un sondaggio sulla soddisfazione dei clienti e modificarlo leggermente per adattarlo a un segmento di clientela diverso.
• Realizzare test A/B: Duplica il tuo modulo e apporta piccole modifiche a una delle due versioni per vedere quale performa meglio.
• Salvare un modello base: Duplica un modulo che utilizzi frequentemente come punto di partenza per progetti futuri.

La Duplicazione in Pratica

La duplicazione avviene tramite lo stesso menu “Collabora o Duplica” a cui si accede dalle “Altre impostazioni modulo”. Invece di selezionare l’opzione di collaborazione, scegli “Duplica”. Il risultato sarà una copia identica del tuo modulo originale, pronta per essere modificata e personalizzata.

Oltre il Fondamentale: Consigli per una Collaborazione Efficace

Condividere il link è solo il primo passo. Per una collaborazione realmente efficace, considera questi suggerimenti:

• Definisci ruoli e responsabilità: Chi si occuperà di quali sezioni del modulo? Chi analizzerà i risultati? Avere ruoli chiari evita sovrapposizioni e confusioni.
• Comunicazione costante: Utilizza canali di comunicazione appropriati (email, chat, riunioni) per discutere l’andamento del lavoro, affrontare eventuali problemi e prendere decisioni condivise.
• Revisione finale: Prima di pubblicare il modulo, esegui una revisione accurata con tutti i collaboratori per assicurarti che sia completo, preciso e coerente.

In conclusione, Microsoft Forms non è solo un semplice creatore di moduli, ma uno strumento potente per la raccolta di dati e il lavoro di squadra. Sfruttare al massimo le sue funzionalità di collaborazione e duplicazione ti permetterà di creare moduli più completi, accurati e pertinenti, risparmiando tempo e ottimizzando i tuoi progetti. Inizia oggi stesso a esplorare queste opzioni e scopri il potenziale che Microsoft Forms ha da offrire!