Come creare un collegamento tra due file Excel?

Creare collegamenti dinamici tra fogli di calcolo Excel: un’introduzione pratica

In un ambiente di lavoro moderno, la condivisione e l’aggiornamento di dati tra diversi fogli di calcolo Excel sono operazioni frequenti e cruciali. La creazione di un collegamento dinamico, anziché un semplice copia-incolla, permette di aggiornare automaticamente i valori in un file di destinazione quando i dati nel file sorgente vengono modificati. Questo articolo illustra passo passo come realizzare questo tipo di collegamento, offrendo una soluzione efficiente e robusta per la gestione dei dati.

La tecnica di cui parliamo si basa sulla creazione di un collegamento ipertestuale, che non copia i dati, ma indica semplicemente il percorso del file sorgente. Questo approccio differisce radicalmente dalla copia-incolla, che crea una copia statica dei dati, rendendo il file di destinazione meno efficiente e suscettibile a errori nel caso di successive modifiche nel file sorgente.

Passaggi per creare un collegamento tra due file Excel:

1. Aprire il file di destinazione: Assicurati di avere il file Excel di destinazione aperto nel programma. È in questo foglio di calcolo che si inserirà il collegamento.

2. Selezionare la cella di destinazione: Identifica la cella dove desideri inserire il collegamento ai dati del file sorgente. Questa operazione è fondamentale per localizzare correttamente il dato che verrà collegato.

3. Inserire il collegamento: Clicca sulla scheda “Inserisci” del nastro superiore del programma. Nel gruppo “Collegamenti”, seleziona l’opzione “Collegamento”. Questa opzione è un componente chiave dell’interfaccia utente di Excel.

4. Individuare il file sorgente: Apparirà una finestra di dialogo “Inserisci collegamento”. Utilizza il pulsante “Sfoglia” per individuare il file Excel contenente i dati che desideri collegare. Naviga attraverso la struttura delle cartelle per individuare il file specifico.

5. Selezionare l’oggetto di collegamento: Una volta individuato il file, il programma mostra il contenuto del foglio di calcolo. Seleziona la cella o il range di celle nel file sorgente che desideri collegare. A differenza di un semplice copia-incolla, qui scegli l’esatto oggetto da collegare.

6. Confermare il collegamento: Clicca sul pulsante “Collega al file”. Questa azione crea il collegamento vero e proprio. Il processo di creazione del collegamento può impiegare qualche secondo in base alle dimensioni dei file e alle prestazioni del computer.

7. Visualizzazione dei dati collegati: Al termine, la cella di destinazione mostrerà i dati del file sorgente. L’aspetto cruciale è che qualsiasi modifica apportata al file sorgente verrà riflessa automaticamente nel file di destinazione. Questo significa che la condivisione dei dati diventa praticamente istantanea e molto efficace.

Consigli e considerazioni:

• Gestione degli errori: Nel caso in cui il file sorgente venga spostato o eliminato, il collegamento potrebbe interrompere il funzionamento. Per evitare problemi è fondamentale conoscere la posizione dei file e prenderne nota.

• Condivisione: Per una gestione più ottimale di file condivisi, assicurarsi di avere una copia locale di salvataggio del file sorgente per evitare interruzioni.

Seguendo questi passaggi semplici e precisi, gli utenti potranno connettere i dati dei propri fogli di calcolo Excel in modo dinamico ed efficiente, migliorando la gestione e l’aggiornamento dei dati all’interno di un contesto professionale.