Come mettere a confronto i dati di due fogli Excel?

Oltre la Finestra Affiancata: Strategie Avanzate per Confrontare Dati in Fogli Excel

Excel, il re incontrastato dei fogli di calcolo, è un compagno fidato per l’analisi e l’organizzazione dei dati. Ma cosa succede quando dobbiamo confrontare informazioni contenute in due fogli diversi? La soluzione base offerta da Excel, quella di affiancare le finestre, è un buon punto di partenza, ma spesso insufficiente per analisi più complesse.

Affiancare le finestre (tramite la scheda Visualizza, gruppo Finestra, selezionando “Nuova finestra” e poi “Affianca”) è certamente un metodo rapido per avere una visione simultanea dei due fogli. Permette un confronto visivo immediato, utile per individuare differenze grossolane o per controllare la coerenza dei titoli delle colonne. Tuttavia, questa tecnica presenta dei limiti evidenti quando ci si confronta con grandi quantità di dati, formattazioni complesse o l’esigenza di identificare differenze specifiche.

Ecco allora che entrano in gioco strategie più avanzate per un confronto efficace e preciso:

1. Confronto Condizionale con le Funzioni:

• CONFRONTA() e CERCA.VERT(): Queste funzioni sono ideali per verificare se specifici valori di un foglio si trovano anche nell’altro. CONFRONTA() restituisce la posizione di un valore all’interno di un intervallo, mentre CERCA.VERT() cerca un valore nella prima colonna di una tabella e restituisce un valore nella stessa riga da un’altra colonna. Combinandole, si può verificare l’esistenza e recuperare informazioni correlate tra i due fogli.
• SE(): La funzione SE() permette di creare formule che verificano una condizione e restituiscono un valore diverso a seconda del risultato. Si può utilizzare per confrontare direttamente il valore di una cella in un foglio con il valore della cella corrispondente nell’altro, evidenziando le differenze.

Esempio pratico: Immaginiamo di avere due fogli con liste di prodotti. Nel foglio “Prezzi_Gennaio” abbiamo il codice prodotto e il prezzo di gennaio, mentre nel foglio “Prezzi_Febbraio” abbiamo il codice prodotto e il prezzo di febbraio. Vogliamo sapere quali prodotti hanno subito un aumento di prezzo.

In una colonna aggiuntiva nel foglio “Prezzi_Febbraio”, possiamo inserire la seguente formula:

=SE(CERCA.VERT(A2;Prezzi_Gennaio!A:B;2;FALSO) > B2; "Aumento"; "Stabile")

Questa formula cerca il codice prodotto (A2) nel foglio “Prezzi_Gennaio” (nella colonna A:B), ne recupera il prezzo (colonna 2) e lo confronta con il prezzo di febbraio (B2). Se il prezzo di gennaio è maggiore di quello di febbraio, la formula restituisce “Aumento”, altrimenti “Stabile”.

2. Formattazione Condizionale per Evidenziare le Differenze:

La formattazione condizionale è uno strumento potente per evidenziare visivamente le differenze tra i dati. Selezionando un intervallo di celle in un foglio, si può applicare una regola che confronta i valori con quelli dell’altro foglio e cambia il colore di sfondo, il tipo di carattere o applica altre formattazioni se le celle differiscono. Questo rende facile individuare rapidamente le discrepanze.

3. Utilizzo di Strumenti di Confronto Dati Dedicati:

Excel offre strumenti specifici per il confronto dei dati, come il componente aggiuntivo “Inquire”. Questo componente, se attivato, consente di confrontare due cartelle di lavoro, evidenziando differenze a livello di struttura, formule e dati. Esistono anche software di terze parti specializzati nel confronto di file Excel, che offrono funzionalità avanzate come la gestione delle versioni e la generazione di report dettagliati sulle differenze.

4. Tabelle Pivot per Analisi Comparativa:

Le tabelle pivot sono uno strumento flessibile per aggregare e analizzare i dati. Si possono creare tabelle pivot separate per ciascun foglio e poi confrontare i risultati ottenuti, oppure si può combinare i dati di entrambi i fogli in un’unica tabella pivot per un’analisi comparativa più approfondita.

Conclusione:

Confrontare dati in Excel va oltre la semplice affiancatura delle finestre. Sfruttando le funzioni, la formattazione condizionale, gli strumenti dedicati e le tabelle pivot, si possono effettuare analisi precise e individuare differenze anche in grandi quantità di dati. La scelta della strategia più adatta dipende dalla complessità dei dati e dagli obiettivi dell’analisi. Quindi, la prossima volta che dovrete confrontare due fogli Excel, non limitatevi alla finestra affiancata, ma esplorate le molteplici opzioni a vostra disposizione per un’analisi davvero approfondita.