Come si fa a mettere un messaggio automatico su WhatsApp?

WhatsApp Business: Come Impostare un Efficace Risponditore Automatico per Non Perdere Nessuna Opportunità

Nell’era della comunicazione istantanea, rispondere tempestivamente ai messaggi è diventato cruciale, soprattutto per le attività commerciali. WhatsApp Business, la versione di WhatsApp pensata per le aziende, offre una funzionalità preziosa: la possibilità di impostare un messaggio di risposta automatica. Questa opzione permette di comunicare ai clienti la tua assenza momentanea o il tuo orario di lavoro, evitando frustrazioni e mantenendo alta la professionalità.

Ma come si fa a configurare un messaggio automatico efficace su WhatsApp Business? La procedura è semplice e intuitiva, ma ecco una guida passo-passo per assicurarti di non perdere nessun dettaglio:

1. Accedi alle Impostazioni di WhatsApp Business:

Apri l’applicazione WhatsApp Business sul tuo smartphone. Cerca l’icona con i tre puntini verticali (solitamente in alto a destra) e toccala per aprire il menu a tendina. Seleziona l’opzione “Impostazioni”.

2. Naviga verso gli Strumenti Attività:

All’interno del menu Impostazioni, individua e seleziona la sezione “Strumenti attività”. Questa sezione raccoglie tutte le funzionalità pensate specificamente per la gestione del tuo business su WhatsApp.

3. Scegli il Messaggio d’Assenza:

All’interno di “Strumenti attività”, troverai diverse opzioni. Individua e seleziona “Messaggio d’assenza”. Questo ti porterà alla schermata di configurazione del risponditore automatico.

4. Attiva la Funzione:

In cima alla schermata “Messaggio d’assenza”, troverai un interruttore. Spostalo da “Disattivato” ad “Attivato” per abilitare la funzione di risposta automatica.

5. Personalizza il Testo del Messaggio:

Ora arriva la parte più importante: la personalizzazione del messaggio. Clicca sul campo di testo per inserire il messaggio che verrà inviato automaticamente ai tuoi contatti. Ecco alcuni consigli per un messaggio efficace:

• Chiarezza e Concisione: Sii chiaro nel comunicare la tua assenza. Evita giri di parole e vai dritto al punto.
• Motivo dell’Assenza: Specifica il motivo della tua assenza (ad esempio, “fuori ufficio”, “in ferie”, “non disponibile momentaneamente”).
• Tempi di Risposta: Indica quando i clienti possono aspettarsi una risposta. Ad esempio, “Risponderò entro le prossime 24 ore” o “Sarò di nuovo disponibile lunedì mattina”.
• Informazioni Alternative: Se possibile, fornisci informazioni alternative di contatto (ad esempio, un indirizzo email di emergenza o un numero di telefono per urgenze).
• Tono Professionale: Mantieni un tono professionale e cortese, anche in un messaggio automatico.

Esempi di Messaggi d’Assenza Efficaci:

• “Grazie per il tuo messaggio. Attualmente sono fuori ufficio e risponderò alla tua richiesta entro le 24 ore. Per urgenze, puoi inviare una email a [indirizzo email].”
• “Ciao! Sono in ferie fino al [data]. Risponderò al tuo messaggio al mio ritorno. Grazie per la comprensione!”
• “Grazie per averci contattato. I nostri orari di ufficio sono dalle 9:00 alle 18:00, dal lunedì al venerdì. Risponderemo al tuo messaggio durante il nostro orario di lavoro.”

6. Personalizza il Destinatario:

WhatsApp Business ti permette di scegliere a chi inviare il messaggio d’assenza. Puoi scegliere tra:

• Tutti: Invia il messaggio a tutti coloro che ti scrivono.
• I miei contatti: Invia il messaggio solo ai contatti salvati nella tua rubrica.
• Tutti tranne…: Invia il messaggio a tutti tranne a specifici contatti che scegli tu.
• Invia solo a…: Invia il messaggio solo a specifici contatti che scegli tu.

Questa opzione ti permette di gestire in modo più preciso la tua comunicazione.

7. Imposta la Programmazione:

Puoi scegliere di inviare il messaggio d’assenza “Sempre” oppure “Pianificato”. L’opzione “Pianificato” ti permette di impostare un orario di inizio e di fine per l’invio automatico dei messaggi. Questa è ideale se vuoi impostare un messaggio per i tuoi orari di chiusura o durante le festività.

8. Salva le Modifiche:

Una volta personalizzato il testo, scelto il destinatario e impostata (eventualmente) la programmazione, assicurati di salvare le modifiche. Solitamente, troverai un pulsante “Salva” in alto a destra.

Conclusione:

Impostare un messaggio automatico su WhatsApp Business è un’operazione semplice ma fondamentale per gestire al meglio la comunicazione con i tuoi clienti. Seguendo questi passaggi e personalizzando il messaggio in base alle tue esigenze, potrai garantire un’esperienza cliente positiva, anche quando non sei disponibile. Ricorda, una comunicazione efficace è la chiave per il successo del tuo business!

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