Come si mette un elenco su Excel?

Organizzare i dati con gli elenchi a discesa in Excel: una guida pratica

Excel, oltre ad essere un potente strumento per la gestione dei dati numerici, offre funzionalità avanzate per l’organizzazione e la standardizzazione delle informazioni qualitative. Tra queste, la creazione di elenchi a discesa rappresenta un metodo efficiente per evitare errori di digitazione, garantire coerenza e velocizzare l’inserimento dati. Ma come si realizza in pratica questa utile funzione? Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, non si tratta di una semplice “selezione” da un menu preesistente, bensì di una procedura che richiede la definizione di un range di celle contenente le opzioni disponibili.

Invece di affidarsi a un generico “menu Consenti” (che potrebbe riferirsi a contesti diversi a seconda della versione di Excel), la creazione di un elenco a discesa in Excel si basa sulla funzionalità di validazione dei dati. Questa potente caratteristica permette di restringere le possibili entrate in una cella a un insieme predefinito di valori.

Ecco la procedura passo-passo per creare un elenco a discesa:

1. Definizione dell’elenco: Prima di tutto, è necessario creare un elenco contenente tutte le voci che si desidera visualizzare nell’elenco a discesa. Questo elenco può essere posizionato in qualsiasi parte del foglio di calcolo, anche su un foglio nascosto, per mantenere l’organizzazione del foglio principale. Ad esempio, se si sta creando un elenco di città, si possono scrivere le città in una colonna, una per cella.

2. Selezione della cella (o range di celle): Selezionare la cella (o le celle) in cui si desidera visualizzare l’elenco a discesa. Questa è la cella dove l’utente potrà in seguito selezionare un valore dall’elenco creato.

3. Attivazione della validazione dei dati: Andare alla scheda “Dati” nella barra multifunzione. Trovare il gruppo “Strumenti dati” e cliccare sul pulsante “Validazione dati”.

4. Configurazione dell’elenco: Si aprirà una finestra di dialogo “Validazione dati”. Nella scheda “Impostazioni”, nel menu a discesa “Consenti”, selezionare “Elenco”.

5. Indicazione dell’origine: Nella casella “Origine”, invece di digitare manualmente ogni voce, è possibile selezionare direttamente il range di celle contenente l’elenco definito al punto 1. Questo si fa cliccando sull’icona a fianco della casella “Origine” e quindi selezionando le celle contenenti l’elenco. Excel inserirà automaticamente l’indirizzo del range selezionato (es: Foglio1!$A$1:$A$10). L’utilizzo degli indirizzi assoluti ($A$1:$A$10) è consigliato per evitare problemi se si sposta o copia l’elenco a discesa.

6. Opzioni aggiuntive (facoltative): La finestra di dialogo “Validazione dati” offre altre opzioni, come l’inserimento di un titolo o un messaggio di istruzione per l’utente, e la gestione degli errori di immissione. Queste opzioni permettono di migliorare l’esperienza utente e di garantire una maggiore precisione nei dati.

7. Applicazione: Dopo aver completato la configurazione, cliccare su “OK”. Ora, cliccando sulla cella selezionata, apparirà l’elenco a discesa con le voci definite.

Seguendo questi semplici passaggi, è possibile trasformare un semplice foglio di calcolo in uno strumento più efficiente e professionale, migliorando l’accuratezza e la velocità del processo di inserimento dati. L’utilizzo degli elenchi a discesa in Excel contribuisce significativamente alla qualità complessiva dei dati e alla loro successiva elaborazione.