Come unire due file Excel in uno solo?

Dalla Dispersione all’Unità: Unire Due File Excel per un’Analisi Più Approfondita

Nell’era dell’informazione, spesso ci troviamo sommersi da dati sparsi in diversi file. Un caso comune è quello di ritrovarsi con informazioni complementari racchiuse in file Excel separati. Che si tratti di dati di vendita divisi per regione, liste clienti segmentate o report di performance frammentati, la necessità di unire queste informazioni in un’unica tabella diventa cruciale per una visione d’insieme e un’analisi efficace. Fortunatamente, Excel offre strumenti potenti per semplificare questo processo, permettendoci di trasformare la dispersione in un’unità coesa.

Il metodo più intuitivo, e spesso sottovalutato, si basa sull’approccio “copia e incolla” intelligente. Immagina di avere due file Excel, chiamiamoli “Vendite_Nord.xlsx” e “Vendite_Sud.xlsx”, ognuno con una colonna “Prodotto” e una colonna “Ricavi”. L’obiettivo è creare un unico file “Vendite_Totali.xlsx” che contenga tutti i dati.

Ecco una guida passo passo:

1. Apri entrambi i file Excel: Avvia Excel e apri sia “Vendite_Nord.xlsx” che “Vendite_Sud.xlsx”.
2. Seleziona i dati dal primo file: Nel file “Vendite_Nord.xlsx”, seleziona tutte le righe e le colonne contenenti i dati da unire. Assicurati di includere le intestazioni di colonna (es. “Prodotto”, “Ricavi”).
3. Copia i dati: Premi Ctrl+C (o Cmd+C su Mac) per copiare i dati selezionati.
4. Crea un nuovo foglio nel secondo file (o in un file nuovo): Se vuoi unire i dati nel file “Vendite_Sud.xlsx”, crea un nuovo foglio (Sheet2, Sheet3, ecc.). In alternativa, crea un nuovo file Excel (“Vendite_Totali.xlsx”).
5. Incolla i dati nel nuovo foglio: Posiziona il cursore nella cella A1 (o in qualsiasi cella in alto a sinistra dove desideri iniziare ad incollare i dati) del nuovo foglio e premi Ctrl+V (o Cmd+V su Mac) per incollare i dati copiati.
6. Ripeti i passaggi per il secondo file: Ora, torna al file “Vendite_Sud.xlsx”, seleziona i dati (escluse le intestazioni se le hai già copiate dal primo file), copiali e incollali sotto i dati già presenti nel nuovo foglio. Assicurati che le colonne si allineino correttamente. Se hai bisogno di aggiungere le intestazioni, copiale da uno dei file e incollale sopra i dati appena copiati.
7. Salva il file unificato: Salva il file risultante (“Vendite_Totali.xlsx”) con un nome appropriato.

Questo approccio, sebbene semplice, presenta delle limitazioni. È manuale e quindi suscettibile a errori, soprattutto con grandi quantità di dati. Inoltre, non è dinamico: se i file originali vengono modificati, il file unificato non verrà aggiornato automaticamente.

Un approccio alternativo (e più sofisticato) con Power Query:

Per una soluzione più robusta e automatizzata, è possibile sfruttare Power Query (disponibile in Excel a partire dalla versione 2010). Power Query permette di importare dati da diverse fonti (incluso Excel) e di trasformarli e combinarli in modo flessibile.

1. Dati > Recupera dati > Da file > Da cartella di lavoro: In Excel, vai alla scheda “Dati” e seleziona l’opzione per importare dati da un file Excel.
2. Seleziona il primo file Excel: Individua e seleziona il file “Vendite_Nord.xlsx”. Power Query aprirà l’editor di query.
3. Scegli il foglio da importare: Seleziona il foglio di lavoro contenente i dati che desideri unire.
4. Trasforma i dati (se necessario): L’editor di query ti permette di pulire e trasformare i dati prima di caricarli. Ad esempio, puoi rinominare le colonne, filtrare righe, o rimuovere errori.
5. Chiudi e carica in…: Clicca su “Chiudi e carica in…” e scegli dove caricare i dati (ad esempio, in un nuovo foglio di lavoro).
6. Ripeti i passaggi per il secondo file: Ripeti i passaggi 1-5 per il file “Vendite_Sud.xlsx”.
7. Combina le query: Ora che hai entrambe le query importate, seleziona una delle due query e clicca su “Combina” nel menu di Power Query. Scegli “Accoda query” per aggiungere i dati del secondo file sotto quelli del primo.
8. Chiudi e carica: Chiudi e carica la query combinata in un nuovo foglio di lavoro.

Power Query offre numerosi vantaggi. È automatizzato, dinamico (si aggiorna quando i file sorgente cambiano), e offre potenti funzionalità di trasformazione dei dati. Questo lo rende una scelta ideale per unire file Excel complessi e per automatizzare il processo di unione.

In sintesi:

Unire file Excel è un’operazione fondamentale per consolidare informazioni e ottenere una visione completa dei dati. Mentre il metodo “copia e incolla” è semplice e veloce per piccoli set di dati, Power Query rappresenta una soluzione più efficiente e scalabile per progetti più complessi. Scegliere l’approccio giusto dipende dalla quantità di dati, dalla frequenza di aggiornamento e dalla necessità di trasformazioni complesse. Indipendentemente dal metodo scelto, l’obiettivo rimane lo stesso: trasformare la dispersione in un’unità coesa, permettendo un’analisi più approfondita e una migliore comprensione dei dati.