Come scrivere un messaggio di prenotazione?

Oltre la semplice conferma: l’arte di scrivere un messaggio di prenotazione impeccabile

La conferma di una prenotazione sembra un’operazione semplice: basta elencare date, importi e tipologia di camera. In realtà, un messaggio di prenotazione ben scritto va ben oltre la semplice trasmissione di informazioni; è un’opportunità per rafforzare il rapporto con il cliente, creare aspettativa e lasciare un’impressione positiva duratura. Mentre una semplice email del tipo “Gentile [Nome ospite], confermiamo la Sua prenotazione n. [Numero prenotazione] per [numero] stanze del tipo [tipologia stanza] dal [data check-in] al [data check-out] ([numero notti] notti). Importo pagato: [importo pagato], saldo dovuto: [importo dovuto]. Vi aspettiamo!” può essere sufficiente, un approccio più curato può fare la differenza tra una semplice transazione e un’esperienza memorabile.

L’obiettivo non è solo confermare la prenotazione, ma anche iniziare a costruire un’esperienza positiva. Ecco alcuni suggerimenti per trasformare una semplice conferma in un messaggio di benvenuto:

1. Personalizzazione oltre il nome: Evitare generici “Gentile Cliente”. Utilizzare il nome completo dell’ospite e, se possibile, aggiungere un tocco personale basato su informazioni precedentemente raccolte (es: “Ben tornato, Sig. Rossi!” se si tratta di una prenotazione ripetuta).

2. Dettagli arricchenti: Non limitarsi ai dati essenziali. Fornire informazioni utili come l’orario di check-in e check-out, le modalità di accesso alla struttura (chiavi, codice, reception), informazioni sul parcheggio, e un breve riepilogo dei servizi inclusi nella prenotazione (colazione, wi-fi, etc.).

3. Creare aspettativa: Descrivere brevemente ciò che rende la struttura unica. Un accenno alle attrazioni locali, a un evento speciale in programma durante il soggiorno o a un servizio particolare offerto (es: una vista panoramica, un giardino rilassante) può suscitare entusiasmo.

4. Chiarezza e professionalità: Utilizza un linguaggio chiaro, evitando termini tecnici o gergo. Assicurarsi che le informazioni siano facilmente comprensibili e che l’importo dovuto sia ben specificato, eventualmente con una suddivisione dettagliata delle voci.

5. Chiamata all’azione: Non limitarsi a “Vi aspettiamo!”. Includere un invito all’azione, come ad esempio un link al sito web per visualizzare maggiori dettagli sulla struttura o un numero di telefono per eventuali domande.

Esempio di messaggio migliorato:

“Gentile Sig.ra Bianchi,

Le confermiamo la sua prenotazione n. 1234 per 2 stanze doppie dal 15 al 18 ottobre (3 notti). Siamo lieti di darLe il benvenuto al nostro hotel, immerso nel cuore della Toscana, a pochi passi dalle splendide colline di [Nome località].

Il suo importo totale è di €300, di cui €150 già pagati. Il saldo di €150 dovrà essere effettuato all’arrivo. Il check-in è possibile dalle ore 14:00, mentre il check-out è previsto entro le ore 11:00. Potrete accedere alla vostra stanza con il codice che vi verrà inviato il giorno prima dell’arrivo. La colazione a buffet è inclusa nel prezzo della camera.

Durante il suo soggiorno, potrà godere della nostra piscina panoramica e del nostro giardino rilassante. Per qualsiasi domanda, non esiti a contattarci al numero [numero di telefono].

Non vediamo l’ora di accoglierLa al nostro hotel!

Cordiali saluti,

Lo staff di [Nome hotel]”

In conclusione, un messaggio di prenotazione ben scritto è un investimento che può migliorare significativamente l’esperienza del cliente, fidelizzandolo e contribuendo al successo della propria attività.