Come si scrive una mail di conferma prenotazione?

Guida passo-passo per scrivere un’email di conferma prenotazione

Ricevere un’email di conferma prenotazione è un passo cruciale nel processo di pianificazione del viaggio. Aiuta gli ospiti a sentirsi sicuri e tranquilli riguardo alla loro prenotazione e fornisce informazioni essenziali per il loro soggiorno. Ecco una guida completa su come redigere un’email di conferma prenotazione chiara ed efficace:

Passo 1: Inizia con un saluto formale

Inizia la tua email con un saluto formale, ad esempio:

• Gentile [Nome dell’ospite],

Passo 2: Conferma il numero di prenotazione

Fornisci il numero di prenotazione che identifica univocamente la prenotazione dell’ospite. Ciò aiuterà a evitare confusione e consentirà agli ospiti di fare riferimento facilmente alla loro prenotazione in futuro.

• Confermiamo la sua prenotazione n. [Numero prenotazione] per…

Passo 3: Specifica i dettagli della prenotazione

Includi i dettagli essenziali della prenotazione, tra cui:

• Numero di persone

• Tipologia di stanza

• Date del soggiorno (check-in e check-out)

• Numero di notti

• per [Numero] [Tipologia stanza] dal [Data check-in] al [Data check-out] ([Numero notti] notti).

Passo 4: Indica l’importo dovuto

Se l’ospite ha già pagato una parte dell’importo totale, indica l’importo rimanente dovuto.

• Rimangono da pagare [Importo totale – Importo pagato] euro.

Passo 5: Allega la conferma completa

Allega una copia del modulo di conferma della prenotazione che contiene tutte le informazioni rilevanti sulla prenotazione.

• Dettagli completi nella conferma allegata.

Passo 6: Concludi con un messaggio di ringraziamento

Ringrazia l’ospite per aver prenotato e fornisci eventuali informazioni aggiuntive, come istruzioni per il check-in o dettagli di contatto per eventuali domande.

Esempio di email di conferma prenotazione:

Oggetto: Conferma prenotazione n. [Numero prenotazione]

Gentile [Nome dell’ospite],

confermiamo la sua prenotazione n. [Numero prenotazione] per 2 [Tipologia stanza] dal 15 marzo 2023 al 19 marzo 2023 (4 notti).

Rimangono da pagare 200 euro.

Troverai una conferma completa allegata a questa email.

Grazie per aver scelto il nostro hotel. Non esitare a contattarci se hai domande.

Cordiali saluti,
[Nome dell’hotel]