Hvor længe skal en virksomhed gemme en faktura?

Fakturaopbevaring: Hvor længe skal du gemme dine regninger?

For enhver virksomhed er ordentlig bogføring og dokumentation afgørende. Men hvor længe skal du egentlig gemme dine fakturaer? Det er et spørgsmål, der ofte skaber usikkerhed, og hvor et forkert svar kan have dyre konsekvenser. Spørgsmålet er ikke blot et spørgsmål om god praksis, men også om lovgivning og potentiel ansvar.

Lovkravet: Fem år – minimum!

Det korte svar er: Minimum fem år efter regnskabsårets afslutning. Dette er et lovpligtigt krav, som alle virksomheder skal overholde. Det betyder, at uanset om du er en lille enmandsvirksomhed eller en stor multinational koncern, er du forpligtet til at bevare dine fakturaer i minimum fem år. Regnskabsåret afsluttes typisk den 31. december, men afhænger af virksomhedens valg af regnskabsår.

Hvad sker der, hvis du ikke overholder kravet?

Manglende overholdelse af opbevaringskravet kan få alvorlige konsekvenser. Skattevæsenet kan pålægge bøder, og i mere alvorlige tilfælde kan det medføre retssager, hvis der opstår tvister om fakturering eller betalinger. Det er simpelthen for risikabelt at ignorere lovgivningen på dette område.

Hvilken dokumentation skal gemmes?

Det er ikke kun fakturaer, der skal opbevares. Al relevant dokumentation relateret til virksomhedens økonomi skal gemmes i samme periode. Dette inkluderer:

• Kvitteringer: Bevis for køb af varer og tjenesteydelser.
• Kontoudtog: Overblik over virksomhedens ind- og udbetalinger.
• Andre relevante dokumenter: Aftaler, kontrakter, og alt andet, der underbygger virksomhedens regnskaber.

Digital eller fysisk opbevaring?

Lovgivningen specificerer ikke, om opbevaring skal være digital eller fysisk. Det er dog vigtigt, at opbevaringen sikrer, at dokumenterne er tilgængelige, læsbare, og uforanderlige i hele opbevaringsperioden. En sikker og velorganiseret digital løsning med adgangskontrol er ofte at foretrække for at spare plads og sikre let tilgængelighed.

Ansvaret ligger hos dig!

Det er udelukkende virksomhedens ansvar at sikre korrekt opbevaring af fakturaer og øvrig dokumentation. Der er ingen undskyldning for at undlade at opfylde dette krav.

Konklusion:

At opbevare fakturaer i minimum fem år efter regnskabsårets afslutning er ikke bare en god ide – det er lovpligtigt. En effektiv og sikker opbevaringsløsning er en investering, der beskytter din virksomhed mod potentielle bøder, retssager og unødvendige udgifter. Sørg for at implementere et system, der sikrer, at du overholder loven og beskytter din virksomheds økonomiske integritet.