Hvornår må man sende en rentenota?

Hvornår må du sende en rentenota? Undgå faldgruberne!

Mange virksomheder og kreditorer er i tvivl om, hvornår de korrekt kan pålægge renter på ubetalte fakturaer og udsende en rentenota. Det er vigtigt at kende reglerne, så du undgår at træde ved siden af loven og potentielt skade dine kunderelationer. Grundlæggende handler det om at følge den korrekte rækkefølge og have den nødvendige dokumentation i orden.

Først forfaldsdatoen, så rykkerskrivelsen

Det er afgørende at forstå, at processen starter med en klar og tydelig aftale om betalingsbetingelserne. Denne aftale, der er nedfældet i kontrakten eller på fakturaen, definerer forfaldsdatoen – altså den dato, hvor betalingen senest skal være modtaget.

Du må aldrig sende en rentenota før forfaldsdatoen er overskredet! Det er indlysende, men vigtigt at slå fast.

Efter forfaldsdatoen og før du sender en rentenota, er det kutyme og ofte et juridisk krav at sende en rykkerskrivelse. Denne rykkerskrivelse er en venlig påmindelse om den manglende betaling og giver skyldneren en chance for at rette op på fejlen. Rykkerskrivelsen skal indeholde:

• En tydelig angivelse af den oprindelige faktura (fakturanummer, dato, beløb).
• Forfaldsdatoen for betalingen.
• En opfordring til at betale snarest muligt.
• Information om eventuelle rykkergebyrer (hvis det er i overensstemmelse med lovgivningen og aftalen).
• Datoen for rykkerskrivelsen.

Hvornår er det så okay med rentenotaen?

Først efter du har sendt en rykkerskrivelse, og skyldneren stadig ikke har betalt, kan du overveje at sende en rentenota. Husk dog, at det ikke er obligatorisk at sende en rentenota. Du kan også vælge at gå direkte til inkasso efter en eller flere rykkerskrivelser.

Rentenotaen skal indeholde:

• En tydelig henvisning til den oprindelige faktura (fakturanummer, dato, beløb).
• Perioden, der beregnes renter for.
• Rentesatsen, der anvendes.
• Det samlede rentebeløb.
• Det samlede skyldige beløb (inklusive renter og eventuelle rykkergebyrer).
• En ny forfaldsdato for det samlede skyldige beløb.

Vigtige overvejelser før du udsender en rentenota:

• Er der aftalt renter? Hvis der ikke er aftalt renter i den oprindelige aftale, kan det være svært at pålægge dem. Se efter, hvad der står i dine salgs- og leveringsbetingelser.
• Overhold lovgivningen: Tjek Renteloven for de aktuelle regler og begrænsninger for rentesatser.
• Vær rimelig: Høje renter kan skade dine kunderelationer. Overvej om det er værd at miste en kunde for et mindre rentebeløb.
• Dokumentation: Gem alle rykkerskrivelser og rentenotaer som dokumentation i tilfælde af tvister.

Konklusion

At sende en rentenota er en alvorlig sag, der skal behandles med omhu. Sørg for at overholde forfaldsdatoer, sende rykkerskrivelser og overveje de juridiske og forretningsmæssige konsekvenser, før du sender en rentenota. Ved at følge disse retningslinjer kan du minimere risikoen for tvister og opretholde gode kunderelationer, samtidig med at du sikrer din virksomheds økonomiske interesser.