Hvornår skal alle bilag være elektroniske?

Elektronisk Bogføring træder i kraft: Er din virksomhed klar til 2025?

Danmark tager et stort skridt mod digitalisering af erhvervslivet. Fra den 1. januar 2025 bliver det obligatorisk for de fleste virksomheder at bogføre deres bilag elektronisk. Denne markante ændring, der er forankret i den nye bogføringslov, har til formål at øge transparensen, effektivisere bogføringsprocesser og bekæmpe økonomisk kriminalitet. Men hvad betyder det konkret for din virksomhed, og er du klar til at omstille dig?

Hvad indebærer den nye lovgivning?

Kernen i den nye lovgivning er, at alle bilag – fra fakturaer og kvitteringer til bankudtog og lønsedler – skal være registreret og opbevaret i digital form. Det betyder et farvel til ringbind fyldt med papir og goddag til elektronisk arkivering og søgbarhed. Loven skelner primært mellem to scenarier:

• Virksomheder med godkendt regnskabssystem: Hvis din virksomhed allerede anvender et regnskabsprogram, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen, er du sandsynligvis allerede godt på vej. Disse systemer er designet til at opfylde kravene til elektronisk bogføring og arkivering.
• Virksomheder uden godkendt regnskabssystem: Hvis din virksomhed i dag benytter sig af simple regneark, manuelle systemer eller et program, der ikke er godkendt, skal I foretage jer noget. Her er kravet, at alle bilag skal bogføres elektronisk, og opbevares i digital form, fra og med 1. januar 2025.

Hvorfor denne ændring?

Digitaliseringen af bogføringen er ikke bare en trend; det er en nødvendighed for at modernisere og optimere virksomheders økonomiske processer. De vigtigste fordele er:

• Øget effektivitet: Elektronisk bogføring sparer tid og ressourcer, da manuel indtastning og papirarbejde reduceres markant.
• Forbedret overblik: Med digital adgang til alle bilag får virksomheder et bedre overblik over deres økonomi og kan træffe mere informerede beslutninger.
• Større transparens: Digital bogføring gør det nemmere for revisorer og myndigheder at kontrollere virksomheders regnskaber, hvilket bidrager til en mere fair og gennemsigtig forretningsverden.
• Reducerede omkostninger: Selvom der kan være en initial investering i et nyt system, vil den på sigt ofte opvejes af de reducerede omkostninger til papir, opbevaring og administration.
• Større sikkerhed: Digitale bilag kan sikres mod tab og beskadigelse gennem backup og kryptering.

Hvordan forbereder du din virksomhed?

Tiden frem til 2025 er kort, så det er vigtigt at komme i gang med forberedelserne nu. Her er nogle anbefalinger:

1. Evaluer jeres nuværende system: Start med at vurdere jeres nuværende bogføringssystem. Lever det op til kravene, eller er det tid til at skifte?
2. Undersøg godkendte regnskabssystemer: Hvis I skal skifte system, er der mange at vælge imellem. Undersøg markedet grundigt og find et system, der passer til jeres virksomheds størrelse, behov og budget. Erhvervsstyrelsen vil offentliggøre en liste over godkendte systemer.
3. Implementer det nye system i god tid: Sørg for at have tid nok til at implementere det nye system og oplære jeres medarbejdere. Det er bedre at være forberedt end at blive overrumplet.
4. Digitaliser jeres bilag: Begynd allerede nu at digitalisere jeres bilag. Scan papirfakturaer og gem dem elektronisk.
5. Søg rådgivning: Hvis I er i tvivl om noget, så søg rådgivning hos jeres revisor eller Erhvervsstyrelsen.

Konklusion

Den obligatoriske elektroniske bogføring er en realitet, som alle virksomheder skal forholde sig til. Ved at forberede jer i god tid kan I sikre en smidig overgang og udnytte de mange fordele, som digitaliseringen af bogføringen tilbyder. Undervurder ikke opgaven – en god forberedelse er nøglen til succes.