Er der aktindsigt i materiale, der ved en fejl ikke er journaliseret?

Aktindsigt i det ujournaliserede: En glemt fil kan stadig være offentlig

Offentlighedsloven sikrer borgernes ret til at få indsigt i offentlige dokumenter. Men hvad sker der, når et dokument, der burde være journaliseret, af en eller anden grund er blevet glemt i systemet? Giver den manglende journalisering automatisk borgeren retten til at undlade at udlevere dokumentet? Svaret er et rungende nej.

Manglende journalisering er en administrativ fejl, ikke et juridisk skærmbillede mod offentlighedslovens rækkevidde. Offentlighedsloven gælder for alle dokumenter, der vedrører den offentlige forvaltning, uanset om de er blevet korrekt journaliseret eller ej. Et dokument, der er relevant for en sag, men som er glemt i den administrative proces, er stadig omfattet af aktindsigt.

Det er vigtigt at understrege, at en myndigheds pligt til at behandle en aktindsigtsanmodning ikke ophører blot fordi dokumentationen er ufuldstændig eller ujournaliseret. Hver anmodning skal behandles individuelt og grundigt. Myndigheden er forpligtet til at søge efter relevante dokumenter, uanset hvor de befinder sig – i et digitalt arkiv, på en medarbejders computer, eller endda i en fysisk mappe.

Den administrative proces omkring journalisering er altså ikke en filtermekanisme for offentlighedsloven. Manglende journalisering kan dog give anledning til en mere omfattende søgning, og den kan forlænge sagsbehandlingstiden. Myndigheden skal dog være bevidst om, at en grundig undersøgelse er påkrævet for at sikre, at alle relevante oplysninger fremlægges.

Hvis en borger oplever vanskeligheder med at opnå aktindsigt i et ujournaliseret dokument, kan henvendelse til ombudsmanden være relevant. Ombudsmanden kan hjælpe med at sikre, at myndigheden lever op til sine forpligtelser i henhold til offentlighedsloven, uanset den administrative tilstand af det relevante materiale.

Konklusionen er klar: Selv en glemt fil kan være underlagt aktindsigt. Manglende journalisering udgør ikke en hindring for borgernes ret til at få indsigt i offentlige dokumenter. Myndighederne har pligt til at søge aktivt efter og udlevere relevant materiale, uanset hvor det befinder sig, for at leve op til åbenhedsprincippet i offentlighedsloven.