Hvad koster det at sende en faktura?

Den skjulte pris på papir: Hvad koster det virkelig at sende en faktura?

De fleste virksomheder ved, at fakturering er en nødvendighed for at få pengene i kassen. Men hvor mange overvejer egentlig den reelle pris på at sende en faktura? Det er ikke kun porto og kuvert, der tæller. Den skjulte omkostning ligger i den tid, der bruges på at oprette, udskrive, kuvertere, frankere og sende fakturaen – og bagefter bogføre betalingen.

En ny undersøgelse peger på en alarmerende forskel i fakturaomkostninger mellem effektive og ineffektive virksomheder. Effektive virksomheder bruger gennemsnitligt 9,80 kr. pr. faktura. Det lyder måske ikke af meget, men sammenlign det med ineffektive virksomheder, der bruger over 4 gange så meget – svimlende 41,41 kr. pr. faktura! Denne forskel på 31,61 kr. kan hurtigt løbe op, især for virksomheder med et stort antal fakturaer.

Hvor forsvinder pengene hen?

Forskellen ligger primært i graden af automatisering. Ineffektive virksomheder hænger ofte fast i manuelle processer, der er både tidskrævende og fejlbehæftede:

• Manuel indtastning: Data skal indtastes flere gange, hvilket øger risikoen for fejl og forsinkelser.
• Papirbaseret workflow: Fysiske fakturaer skal printes, kuverteres, frankeres og sendes, hvilket kræver både tid og ressourcer.
• Mangelfuld opfølgning: Manglende automatisk rykkerprocedure kan føre til forsinkede betalinger.

Effektiviseringspotentiale:

Effektive virksomheder derimod, har ofte implementeret digitale løsninger, der automatiserer store dele af faktureringsprocessen:

• Elektronisk fakturering: Fakturaer sendes elektronisk direkte til modtagerens system, hvilket minimerer manuelt arbejde og reducerer portoomkostninger.
• Integrerede systemer: Data flyder automatisk mellem forskellige systemer, f.eks. mellem CRM, ordrehåndtering og regnskabsprogram.
• Automatiske rykkere: Systemet sender automatisk rykkere til kunder med forfaldne betalinger, hvilket frigiver tid og sikrer en mere effektiv inddrivelse.

Fra udgift til investering:

At optimere fakturaprocessen er ikke bare en omkostningsbesparelse, det er en investering i virksomhedens fremtid. De frigjorte ressourcer kan bruges på mere værdiskabende aktiviteter, som at styrke kunderelationer, udvikle nye produkter eller forbedre den samlede forretningsdrift.

Derfor bør alle virksomheder, uanset størrelse, tage et kritisk blik på deres fakturahåndtering. Spørgsmålet er ikke, om man har råd til at automatisere, men om man har råd til ikke at gøre det. Forskellen på 9,80 kr. og 41,41 kr. er mere end bare et tal – det er et vidnesbyrd om en virksomheds effektivitet og evne til at tilpasse sig en digital verden.