Hvor hurtigt skal man journalisere?

Hvor hurtigt skal man journalisere?

I henhold til de gældende regler skal offentlige myndigheder registrere modtaget post inden for følgende tidsfrister:

• Sædvanlig brevpost: 3-4 arbejdsdage efter modtagelse eller afsendelse
• E-mails: 7 arbejdsdage efter modtagelse eller afsendelse

Sædvanlig brevpost

Sædvanlig brevpost omfatter alle former for breve, der sendes eller modtages via den traditionelle posttjeneste, herunder breve fra eller til borgere, virksomheder og organisationer.

E-mails

E-mails skal også registreres, men da de ikke er omfattet af postlovgivningen, er tidsfristen lidt længere. Registreringen skal finde sted senest 7 arbejdsdage efter modtagelse eller afsendelse.

Formål med journalisering

Journalisering tjener flere vigtige formål, herunder:

• Sikre gennemsigtighed i den offentlige forvaltning
• Muliggøre effektiv sagsbehandling
• Opfylde lovgivningsmæssige krav
• Forebygge misbrug og fejlhåndtering af dokumenter

Konsekvenser af forsinket journalisering

Myndigheder, der ikke overholder tidsfristerne for journalisering, kan risikere kritik fra tilsynsmyndigheder, borgere og medier. Derudover kan forsinket journalisering vanskeliggøre sagsbehandling, da det kan være vanskeligt at finde og genfinde dokumenter, der ikke er blevet registreret korrekt.

Undtagelser

Der findes visse undtagelser fra tidsfristerne for journalisering, herunder:

• Hvis afsenderen eller modtageren udtrykkeligt anmoder om, at dokumentet ikke journaliseres
• Hvis dokumentet indeholder personfølsomme oplysninger, der er omfattet af særlige beskyttelsesregler
• Hvis dokumentet er modtaget eller afsendt i forbindelse med en sag, der er under retslig behandling

Hvis du er i tvivl om, om et dokument skal journaliseres, anbefales det at kontakte din lokale myndighed for vejledning.