Hvor lang tid skal man gemme bilag?

Ryd Op, Men Smid Ikke Væk: Hvor Længe Skal Du Gemme Dine Bilag?

For virksomheder og selvstændige er der mange ting at holde styr på. Udover at drive forretningen skal der også jongleres med regnskaber, skat og ikke mindst – en ordentlig bunke bilag. Spørgsmålet melder sig hurtigt: Hvor længe skal man egentlig gemme alle disse papirer?

Svaret er relativt simpelt, men vigtigt at huske: Dine regnskabsmaterialer, inklusive alle bilag, skal gemmes i minimum 5 år efter udgangen af det regnskabsår, de vedrører.

Det betyder altså, at hvis du har bilag fra regnskabsåret 2023 (som slutter 31. december 2023 for de fleste), så skal du gemme dem indtil udgangen af 2028.

Hvorfor lige 5 år?

Denne 5-års regel er fastsat i bogføringsloven, og den er til for at sikre, at SKAT kan gennemføre kontroller og revidere virksomhedens regnskaber. I tilfælde af en revision skal du kunne fremvise dokumentation for alle poster i dit regnskab, og her spiller bilagene en afgørende rolle.

Hvad er et bilag?

Et bilag er enhver form for dokumentation, der understøtter en transaktion i dit regnskab. Det kan være:

• Fakturaer (både dem du sender og dem du modtager)
• Kvitteringer (for indkøb, rejser, repræsentation osv.)
• Bankudskrifter
• Lønsedler
• Købs- og salgskontrakter

Hvordan skal man gemme bilagene?

Det er ikke nok bare at smide bilagene i en kasse og gemme dem på loftet. Loven stiller også krav til, hvordan du gemmer dine regnskabsmaterialer:

• Sikkert: Bilagene skal opbevares på en måde, der beskytter dem mod ødelæggelse, sletning og forvanskning.
• Tilgængeligt: Du skal kunne finde og fremvise bilagene, hvis SKAT beder om det.
• Systematisk: Det er en god idé at organisere dine bilag, så de er nemme at finde. Du kan f.eks. sortere dem efter dato, bilagsnummer eller kategori.

Papir eller digitalt?

I dag er det helt almindeligt at gemme bilag digitalt. Du kan scanne dine papirbilag og opbevare dem på en computer, en harddisk eller i skyen. Fordelen ved digital opbevaring er, at det sparer plads og gør det nemmere at søge efter specifikke bilag.

Uanset om du vælger at gemme dine bilag fysisk eller digitalt, er det vigtigt at have et system, der sikrer, at du overholder lovens krav.

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Hvis du ikke overholder bogføringsloven, kan det have alvorlige konsekvenser. SKAT kan pålægge dig bøder, og i værste fald kan du blive straffet for skatteunddragelse.

Konklusion

Gem dine bilag i mindst 5 år, og sørg for at gøre det på en sikker og systematisk måde. Det er en lille investering i tid og ressourcer, som kan spare dig for store problemer i fremtiden. Det kan være en god idé at søge professionel rådgivning fra en revisor eller bogholder, hvis du er i tvivl om, hvordan du skal håndtere dine bilag.