Hvor langt tilbage må man fakturere?

Tre år tilbage – men husk detaljerne! En guide til fakturaforældelse

Mange virksomheder og selvstændige har en tendens til at lade fakturaer ligge, måske fordi et projekt er forsinket, eller samarbejdet er lidt uklart. Men hvor længe kan man egentlig vente med at sende en faktura, før den bliver forældet? Det korte svar er: tre år. Men der er nuancer i denne regel, der er vigtige at forstå.

Den generelle forældelsesfrist for fakturaer i Danmark er tre år fra den dag, ydelsen blev leveret eller tjenesten udført. Dette gælder uanset om der er tale om en skriftlig aftale eller en mundtlig aftale. Det betyder, at du i princippet kan sende en faktura for arbejde udført for tre år siden. Men det er vigtigt at understrege: du kan ikke kræve betaling, hvis mere end tre år er gået.

Hvad betyder “ydelsen leveret”? Dette er et vigtigt punkt. Det er ikke nødvendigvis datoen på kontrakten, men den dag, hvor den faktiske ydelse fandt sted. Levering af varer er typisk leveringsdatoen. For tjenesteydelser kan det være mere komplekst. Det afhænger af aftalen. Er det en løbende ydelse, er det den sidste leveringsdag. Hvis det er et enkeltstående projekt, er det den dag, hvor projektet blev afsluttet og godkendt af kunden (eventuelt med en afsluttende rapport eller lignende).

Dokumentation er alfa og omega. For at undgå misforståelser og potentielle tvister, er det afgørende at have god dokumentation. Dette inkluderer:

• En klar aftale: Enten skriftlig kontrakt eller tydelig mailkorrespondance, der beskriver ydelsen, prisen og leveringstidspunktet.
• Leveringsbevis: Kvitteringer, fragtbreve, digitale spor (f.eks. email bekræftelser på levering af en digital tjeneste), og lignende.
• Fakturaen selv: En professionelt udformet faktura med alle relevante oplysninger.

Undtagelser og særlige tilfælde:

Selvom treårsreglen er den generelle, kan der være undtagelser. I visse specifikke situationer kan forældelsesfristen være kortere eller længere. Dette afhænger af den specifikke type ydelse og eventuelle individuelle aftaler mellem parterne. I tilfælde af tvivl bør man altid søge professionel juridisk rådgivning.

Konklusion:

Du har tre år til at fakturere for leveret ydelse. Men dette kræver god dokumentation og en klar forståelse af, hvornår ydelsen reelt blev leveret. Forsinkelser i at sende fakturaer kan koste dig penge, så sørg for at have en effektiv fakturaprocedure, som sikrer rettidig afregning. Er du i tvivl om specifikke situationer, er det altid bedst at søge professionel rådgivning for at undgå ubehagelige overraskelser.