Hvornår skal bilag opbevares digitalt?

Digital opbevaring af bilag: En guide til danske virksomheder

Kravet om digital bogføring nærmer sig, og for mange virksomhedsejere rejser det spørgsmål om, hvornår og hvordan bilag skal opbevares digitalt. Lovgivningen er kompleks, og det kan være svært at navigere i de forskellige regler og frister. Denne artikel giver et overblik over de vigtigste aspekter, der vedrører digital opbevaring af bilag for danske virksomheder.

Lovkravet om digital bogføring: Fra 1. januar 2026 skal personligt ejede virksomheder med en omsætning på over 300.000 kr. føre deres bogføring digitalt. Dette betyder, at alle relevante bilag skal opbevares elektronisk i et format, der sikrer læsbarhed og uforanderlighed. Det er ikke bare nok at scanne papirbilag; opbevaringen skal ske på en måde, der imødekommer kravene til sikkerhed, sporbarhed og autenticitet. Tilsvarende er det vigtigt at sikre, at den digitale løsning lever op til Skatterådets retningslinjer.

Før 2026 – et valg, ikke et krav: Selvom den officielle deadline for digital bogføring for de nævnte virksomheder er 1. januar 2026, er der intet, der forhindrer virksomheder i at implementere digitale løsninger tidligere. Mange virksomheder vælger allerede at digitalisere deres bilag for at strømline arbejdsgange, forbedre effektiviteten og mindske risikoen for tab eller beskadigelse af fysiske dokumenter.

Hvad menes med “digital opbevaring”? Digital opbevaring af bilag går ud over blot at scanne dokumenter. Det kræver en løsning, der sikrer:

• Læselighed: Bilagene skal være lette at læse og forstå.
• Uforanderlighed: Bilagene må ikke kunne ændres eller manipuleres efter opbevaring. Dette kræver typisk digitale signaturer eller andre sikkerhedsforanstaltninger.
• Sikkerhed: Bilagene skal være beskyttet mod uautoriseret adgang og misbrug. Dette involverer ofte kryptering og adgangskontrol.
• Sporbarhed: Det skal være muligt at spore, hvem der har adgang til bilagene, og hvornår de er blevet adgang til.
• Langtidsopbevaring: Bilagene skal opbevares i en periode, der opfylder lovgivningens krav (typisk 5 år).

Konsekvenser af manglende overholdelse: Manglende overholdelse af lovgivningen om digital bogføring kan medføre bøder og andre sanktioner fra skattemyndighederne. Det er derfor vigtigt at planlægge og implementere en digital løsning i god tid.

Vejen frem: For at sikre en problemfri overgang til digital bogføring, bør virksomheder rådføre sig med en revisor eller en specialist i digital bogføring. De kan hjælpe med at vælge den rette løsning og sikre, at alle krav til opbevaring af bilag er opfyldt. Det handler ikke blot om teknologi, men også om korrekt procedurer og træning af medarbejdere.

Denne artikel giver et generelt overblik. For specifik rådgivning i forhold til din virksomheds situation, anbefales det altid at kontakte en relevant ekspert.