Hvordan videresender man en email?

Automatisér din e-mail: Sådan videresender du automatisk udvalgte beskeder i Gmail

Er du træt af manuelt at videresende bestemte typer e-mails? Måske er det e-mails fra en specifik kunde, projektopdateringer fra et team, eller automatiske rapporter, du gerne vil dele med en kollega. Gmail giver dig mulighed for at automatisere denne proces og spare tid ved automatisk at videresende e-mails, der matcher dine præcise kriterier. Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du gør det:

Hvorfor automatisere videresendelse?

Automatisering af e-mail videresendelse er mere end bare bekvemmelighed. Det er en strategisk måde at optimere din workflow på. Ved at filtrere og videresende specifikke e-mails sikrer du:

• Effektiv deling af information: Hold de rette personer informeret uden manuelt arbejde.
• Forbedret teamwork: Del projektopdateringer eller vigtige meddelelser automatisk med dit team.
• Tidsbesparelse: Undgå gentagne opgaver og frigør tid til mere vigtige ting.
• Minimering af menneskelige fejl: Automatisering reducerer risikoen for at glemme at videresende en vigtig e-mail.

Sådan sætter du automatisk videresendelse op i Gmail:

Denne guide er specifik til opsætning via en computer. Proceduren kan variere på mobile enheder.

1. Åbn Gmail på din computer: Start med at logge ind på din Gmail-konto i din webbrowser.

2. Find søgeindstillingerne: I søgefeltet øverst på skærmen finder du et lille ikon (det ligner ofte tre vandrette streger eller et lille filterikon). Klik på dette ikon for at åbne “Vis indstillinger for søgning”.

3. Definér dine søgekriterier: Nu er det tid til at specificere, hvilke e-mails du vil videresende automatisk. Du kan bruge en kombination af følgende kriterier:

   • Fra: Angiv afsenderens e-mailadresse.
   • Til: Angiv din egen e-mailadresse (hvis du vil filtrere efter e-mails sendt direkte til dig).
   • Emne: Filtrér efter e-mails med et bestemt emne.
   • Indeholder ordene: Filtrér efter e-mails, der indeholder specifikke ord eller sætninger i selve mailen.
   • Indeholder ikke: Filtrér efter e-mails, der ikke indeholder specifikke ord eller sætninger.
   • Størrelse: Filtrér efter e-mails af en bestemt størrelse (f.eks. e-mails med store vedhæftede filer).
   • Har vedhæftet fil: Filtrér efter e-mails med vedhæftede filer.

   Eksempel: Hvis du kun vil videresende e-mails fra [email protected] med emnet “Ugentlig Rapport,” skal du udfylde felterne “Fra” og “Emne” med disse værdier.

4. Opret filteret: Når du har defineret dine søgekriterier, skal du klikke på knappen “Opret filter” nederst i søgevinduet.

5. Vælg “Videresend den”: Du vil nu se en liste over mulige handlinger, der kan udføres på de e-mails, der matcher dine søgekriterier. Find og marker afkrydsningsfeltet ud for “Videresend den”.

6. Angiv modtagerens e-mailadresse: Hvis du ikke allerede har tilføjet en videresendelsesadresse i dine Gmail-indstillinger, vil du blive bedt om at tilføje en. Klik på linket “Tilføj en videresendelsesadresse”. Følg instruktionerne for at bekræfte den nye adresse (du vil modtage en bekræftelsesmail til den adresse, du tilføjer).

7. Vælg den ønskede videresendelsesadresse: Når du har bekræftet videresendelsesadressen, vender du tilbage til filtervinduet og vælger den fra rullemenuen ud for “Videresend den”.

8. Opret filteret (igen): Klik på knappen “Opret filter” nederst i vinduet for at aktivere filteret.

Vigtige overvejelser:

• Spam: Vær forsigtig med at videresende e-mails ukritisk. Undgå at videresende spam eller potentielt skadelige e-mails.
• Informér modtageren: Fortæl den person, du videresender e-mails til, at du har sat en automatisk videresendelse op.
• Test dit filter: Send en test-e-mail, der matcher dine søgekriterier, for at sikre, at filteret fungerer korrekt.
• Gennemgå dine filtre regelmæssigt: Dine behov kan ændre sig over tid. Det er en god idé at gennemgå dine filtre regelmæssigt og justere dem efter behov.

Ved at følge disse trin kan du nemt automatisere videresendelsen af specifikke e-mails i Gmail og spare tid og energi i din daglige kommunikation.