Hvad skriver man i autosvar mail?

Mere end bare “God sommer!” – Skriv et effektivt autosvar

“Tak for din mail! Jeg er på ferie og tilbage i kontoret [dato]. Din henvendelse vil blive besvaret hurtigst muligt efter min tilbagekomst. God sommer!” Lyder det bekendt? Det er standard autosvaret, mange bruger, men er det effektivt nok? Det informerer ganske vist om fraværet, men der er potentiale til at gøre det meget bedre og give afsenderen en mere hjælpsom oplevelse.

Et effektivt autosvar er mere end blot en bekræftelse på modtagelse. Det bør være en lille kommunikationsstrategi, der sikrer, at afsenderen føler sig hørt og informeret, selv i dit fravær. Her er nogle punkter at overveje, når du skriver dit autosvar:

• Specificér din tilbagevenden: I stedet for blot at angive en dato, specificér gerne tidspunktet, eller om du besvarer mails løbende, men med forsinkelse. Eksempel: “Jeg er tilbage på kontoret d. 1. august og besvarer mails fra den 2. august.” eller “Jeg tjekker mails sporadisk i min ferie og vender tilbage hurtigst muligt, dog senest d. 1. august.”

• Alternativ kontaktperson: Hvis din henvendelse haster, kan det være en god idé at angive en alternativ kontaktperson. Dette giver afsenderen mulighed for at få hjælp med det samme, hvis det er nødvendigt. Skriv f.eks.: “Ved hastende henvendelser, kontakt venligst [kollega navn] på [kollega email] eller [kollega telefonnummer].”

• Begræns forventninger: Hvis du forventer et stort antal emails ved din tilbagekomst, kan det være en god idé at nævne, at der kan forekomme lidt længere svartid end normalt. “Der kan forekomme en smule længere svartid end normalt grundet et forventet større antal mails ved min tilbagekomst. Tak for din tålmodighed.”

• Tilpas til situationen: Hvis du er væk i forbindelse med en konference eller kursus, kan du nævne det. Dette viser engagement og professionalisme. “Jeg er pt. på kursus og har derfor begrænset adgang til min mail. Jeg vender tilbage til dig senest d. [dato].”

• Undgå unødvendige oplysninger: Hold det kort og præcist. Lange autosvar kan være irriterende for afsenderen.

• Tænk på sproget: Tilpas sproget til din branche og målgruppe. Et mere formelt sprog kan være passende i nogle situationer, mens et mere uformelt sprog kan være passende i andre.

Ved at følge disse råd kan du skrive et effektivt autosvar, der ikke bare informerer om dit fravær, men også hjælper afsenderen og styrker dit professionelle image. Det tager kun et par minutter at skrive et godt autosvar, men det kan gøre en stor forskel for dem, der forsøger at kontakte dig.