Comment faire un PV simple ?

Comment rédiger un procès-verbal simple et efficace

Un procès-verbal (PV) joue un rôle crucial dans la documentation des réunions, en fournissant un compte rendu précis et impartial des discussions et des décisions prises. Voici un guide étape par étape pour rédiger un PV simple et efficace :

1. En-tête:

• Indiquez le nom de l’organisme ou du groupe qui tient la réunion.
• Précisez la date, l’heure et le lieu de la réunion.
• Identifiez les participants présents et absents.

2. Introduction:

• Déclarez l’ouverture de la réunion et indiquez la personne qui la préside.
• Indiquez l’ordre du jour de la réunion.

3. Débat:

• Pour chaque point de l’ordre du jour, résumez brièvement les principales propositions et discussions qui ont eu lieu.
• Notez les opinions exprimées et les arguments avancés.
• Identifiez les personnes qui ont pris la parole sur chaque sujet.

4. Décisions:

• Indiquez clairement les décisions prises sur chaque point de l’ordre du jour.
• Précisez qui est responsable de la mise en œuvre des décisions.
• Notez tout élément d’action ou suivi nécessaire.

5. Motions et résolutions:

• Si des motions ou des résolutions ont été adoptées, documentez-les fidèlement en indiquant le texte exact et les résultats du vote.
• Précisez le nombre de voix pour et contre chaque motion ou résolution.

6. Clôture:

• Déclarez la clôture de la réunion et indiquez l’heure à laquelle elle a pris fin.
• Précisez la date et l’heure de la prochaine réunion, si applicable.

Conseils pour la clarté et la concision:

• Utilisez un langage clair et concis.
• Évitez le jargon et les abréviations inutiles.
• Soyez objectif et impartial dans vos formulations.
• Utilisez des phrases courtes et des paragraphes concis.
• Revoyez et corrigez soigneusement le PV avant de le distribuer.

Un PV bien rédigé est un outil essentiel pour garantir la transparence, l’impartialité et la responsabilité dans la prise de décision. En suivant ces étapes, vous pouvez créer des PV simples et efficaces qui fournissent un compte rendu précis et utile des réunions.