Comment faire une relance par message ?

La Relance Parfaite : Comment Transformer un Silence en Opportunité

Dans le monde trépidant des affaires, un message ignoré est une réalité fréquente. Que vous soyez en prospection, en suivi de projet ou simplement en attente d’une réponse, savoir comment relancer efficacement par message est une compétence cruciale. L’objectif est simple : obtenir l’attention de votre destinataire sans paraître insistant ou importun. Voici une approche pragmatique pour transformer un silence en opportunité.

L’Art Subtil de la Relance : Plus qu’un Simple Rappel

Une relance réussie ne se limite pas à répéter le message initial. Il s’agit de démontrer que vous valorisez le temps de votre destinataire tout en réaffirmant la pertinence de votre demande. L’élément clé est la subtilité et la personnalisation.

1. Le Timing : Une Question de Patience et de Stratégie

Oubliez la relance immédiate. Laissez passer un délai raisonnable. Un délai de 3 à 5 jours ouvrables est généralement une bonne pratique pour laisser le temps à votre destinataire de prendre connaissance de votre message initial. Après une semaine, vous pouvez considérer une relance sans problème.

2. Le Ton : Courtois, Professionnel et Direct

Votre ton doit être courtois et professionnel, mais aussi direct et concis. Évitez les reproches implicites ou les formulations passives-agressives. Privilégiez la clarté et la simplicité.

3. La Personnalisation : L’Arme Secrète de l’Efficacité

Une relance générique a moins de chances de porter ses fruits. Faites référence à votre message initial et, si possible, rappelez brièvement le contexte de votre échange. Montrez que vous vous souvenez de la discussion.

4. La Proposition de Valeur : Rappeler l’Intérêt Principal

N’hésitez pas à rappeler la proposition de valeur de votre offre ou de votre demande. Pourquoi votre destinataire devrait-il vous accorder de son temps ? Qu’est-ce qu’il a à gagner à répondre ? Soulignez les bénéfices potentiels.

5. L’Appel à l’Action : Précis et Facile à Suivre

Votre message doit se terminer par un appel à l’action clair et précis. Proposez une date et une heure spécifiques pour un appel, suggérez un prochain échange par email, ou posez une question ciblée. Facilitez la tâche de votre destinataire pour qu’il puisse vous répondre rapidement.

Exemples de Messages de Relance Efficaces, Adaptés à Différents Contextes :

Exemple 1 : Suivi d’une Proposition Commerciale

Objet : Suite à votre demande concernant [sujet]

Bonjour [Nom du destinataire],

Je reviens vers vous concernant mon précédent message du [date] concernant [sujet précis]. Je suis conscient que vous êtes très occupé.

Je souhaiterais discuter plus amplement de [service/produit] et de la manière dont nous pourrions répondre à vos besoins spécifiques en matière de [besoin spécifique].

Seriez-vous disponible pour un rapide appel la semaine prochaine ? N’hésitez pas à me proposer une date et une heure qui vous conviennent.

Merci de votre attention,

Cordialement,

[Votre Nom]

Exemple 2 : Relance pour une Réponse Manquante

Objet : Suivi – Question concernant [sujet]

Bonjour [Nom du destinataire],

Je me permets de vous relancer concernant mon message du [date] au sujet de [sujet précis].

J’avais une question simple concernant [question spécifique] et votre réponse me permettrait de progresser sur [projet/tâche].

Pourriez-vous y jeter un coup d’œil dès que vous aurez un moment ?

Merci par avance,

Cordialement,

[Votre Nom]

Exemple 3 : Relance Après une Rencontre

Objet : Suite à notre échange du [date]

Bonjour [Nom du destinataire],

J’espère que vous allez bien. Suite à notre rencontre du [date], je souhaitais revenir vers vous concernant [sujet précis].

Je pense que [service/produit] pourrait vous être particulièrement utile pour [bénéfice spécifique évoqué lors de la rencontre].

Seriez-vous disponible pour un court appel afin de discuter des prochaines étapes ?

Merci et à bientôt,

[Votre Nom]

Ce qu’il faut absolument éviter :

• L’insistance excessive: Ne relancez pas trop fréquemment.
• Le ton accusateur: Ne reprochez pas à votre destinataire de ne pas avoir répondu.
• Le manque de personnalisation: Évitez les messages génériques et impersonnels.
• L’oubli de l’appel à l’action: Terminez toujours par une demande claire et précise.

Conclusion : La Persévérance, Clé de la Réussite

La relance par message est une compétence qui demande de la persévérance, de la subtilité et une bonne dose d’empathie. En adoptant une approche professionnelle, personnalisée et axée sur la valeur, vous augmenterez considérablement vos chances de transformer un silence en une réponse positive et profitable. N’oubliez pas : chaque relance est une nouvelle opportunité de créer une connexion et de faire avancer vos projets.