Comment relancer poliment par mail ?

Relance Email : L’Art Subtil du Suivi Courtois

Vous avez envoyé un email prometteur, personnalisé, clair et concis. Vous avez attendu patiemment, et… silence radio. Pas de panique ! La relance est une étape naturelle et essentielle du processus de communication, que ce soit pour une proposition commerciale, une candidature d’emploi ou un simple suivi. L’enjeu est de rappeler votre message sans paraître insistant, ni importun. Voici comment relancer poliment par email, tout en maximisant vos chances de recevoir une réponse.

Pourquoi relancer ?

Avant de foncer tête baissée, comprenons pourquoi relancer est souvent nécessaire :

• Le destinataire est occupé : La raison la plus courante est tout simplement le manque de temps. Votre email s’est peut-être perdu dans un flot d’autres messages.
• La proposition est en attente : Peut-être que votre email est arrivé au bon moment, mais nécessite une discussion interne avant de prendre une décision.
• Le destinataire a oublié : L’oublie est humain. Une relance est une piqûre de rappel amicale.
• L’email a atterri dans les spams : Cela arrive plus souvent qu’on ne le pense.

L’Art de la Relance Courtoise : Les Clés du Succès

1. Le Délai Approprié : Ne relancez pas le lendemain de l’envoi initial. Attendez au moins une semaine, voire deux, selon le contexte. Pour les propositions commerciales importantes, un délai plus long peut être justifié.

2. Un Objet Clair et Direct : L’objet est votre première impression. Évitez les formulations vagues. Utilisez un objet comme : “Suivi de proposition concernant [Nom du Projet]” ou “Relance concernant [Nom du Poste]”

3. Un Ton Respectueux et Professionnel : La politesse est primordiale. Remerciez le destinataire pour son temps et sa considération, même si aucune réponse n’a été donnée jusqu’à présent. Évitez les phrases accusatrices ou exigeantes.

4. Rappelez le Contexte : Brièvement, rappelez le sujet de votre email initial et la date d’envoi. Cela aide le destinataire à se resituer rapidement. Par exemple : “Je me permets de vous recontacter suite à mon email du [Date] concernant [Sujet précis].”

5. Proposez une Solution : Facilitez la tâche du destinataire. Proposez un appel téléphonique rapide, une réunion en ligne ou toute autre action qui simplifierait la prise de contact. Par exemple : “Serait-il possible de convenir d’un court appel téléphonique pour discuter plus en détail de [Sujet] ?” ou “N’hésitez pas à me faire savoir si vous souhaitez que je vous fournisse des informations complémentaires.”

6. La Valeur Ajoutée : Rappelez brièvement les bénéfices de votre proposition pour le destinataire. Cela renforce l’intérêt et motive à répondre.

7. La Patience est Vertu : Si vous ne recevez pas de réponse après une deuxième relance, il est peut-être temps d’abandonner ou de changer de stratégie. Une troisième relance pourrait être perçue comme du harcèlement.

Exemples de Formulations Polies :

• Option 1 (Succincte):

  Objet : Suivi – Proposition [Nom du Projet]

  Madame/Monsieur [Nom du destinataire],

  Je me permets de revenir vers vous concernant mon email du [Date] relatif à la proposition [Nom du Projet].

  Auriez-vous eu l’occasion d’y jeter un coup d’œil ?

  Je reste à votre disposition pour toute question.

  Cordialement,

  [Votre Nom]

• Option 2 (Avec Proposition d’Appel):

  Objet : Suivi de ma proposition concernant [Nom du Projet]

  Madame, Monsieur [Nom du destinataire],

  Je reviens vers vous concernant mon email du [Date] portant sur [Sujet principal]. Serait-il possible de convenir d’un court échange téléphonique afin de vous exposer plus en détail les bénéfices potentiels pour [Nom de l’entreprise du prospect] ?

  Je vous remercie par avance pour votre temps et votre considération.

  Bien cordialement,

  [Votre Nom]

• Option 3 (Avec Ajout d’Informations):

  Objet : Suivi – Proposition [Nom du Projet] – Informations complémentaires

  Madame/Monsieur [Nom du destinataire],

  Suite à mon email du [Date] concernant [Nom du Projet], je me permets de vous recontacter.

  Depuis, nous avons [Ajout d’une information pertinente, une nouvelle statistique, un témoignage client…]. Je pense que cela pourrait particulièrement vous intéresser dans le contexte de [Sujet].

  Je reste à votre entière disposition pour en discuter plus amplement.

  Cordialement,

  [Votre Nom]

En conclusion :

La relance email est un art qui requiert patience, tact et pertinence. En suivant ces conseils, vous augmenterez significativement vos chances de briser le silence et de progresser dans vos démarches, tout en préservant une relation professionnelle positive avec vos interlocuteurs. N’oubliez pas, une relance polie et bien formulée peut transformer un silence assourdissant en une opportunité fructueuse.