Quels sont les 4 documents de stock ?

Les 4 piliers documentaires d’une gestion de stock efficace

La gestion des stocks est un élément crucial pour toute entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande. Optimiser son flux de marchandises permet de minimiser les coûts, d’éviter les ruptures de stock et d’assurer une satisfaction client optimale. Pour y parvenir, s’appuyer sur une documentation rigoureuse est indispensable. Quatre documents clés, interconnectés et complémentaires, forment la base d’un système de gestion de stock performant : le bon de commande, le bon d’entrée, le bon de livraison et le bon de transfert.

1. Le bon de commande (BC) : l’engagement envers le fournisseur

Le point de départ de tout mouvement de stock est le bon de commande. Ce document, émis par l’entreprise à destination de son fournisseur, formalise l’intention d’achat. Il précise la nature des produits commandés, les quantités, le prix unitaire, les conditions de livraison et de paiement. Le BC engage l’entreprise et sert de référence en cas de litige. Plus qu’une simple demande, il constitue un élément contractuel important. Un numéro unique d’identification permet de le suivre et de le rattacher aux documents suivants dans la chaîne logistique.

2. Le bon d’entrée (BE) : la réception et l’intégration au stock

Une fois les marchandises réceptionnées, le bon d’entrée prend le relais. Il atteste la conformité de la livraison par rapport au bon de commande initial. Ce document mentionne les quantités réellement reçues, la date de réception et l’état des produits. Il permet de vérifier l’absence d’avaries, de manquants ou de surplus. Le BE déclenche l’intégration des produits dans le système de gestion de stock, augmentant ainsi le stock disponible. Il représente un point de contrôle essentiel pour garantir l’exactitude des données d’inventaire.

3. Le bon de livraison (BL) : la preuve de la transaction client

Destiné au client, le bon de livraison accompagne les marchandises lors de leur expédition. Il détaille les produits livrés, leurs quantités et leur prix. Ce document sert de preuve de la transaction et permet au client de vérifier la conformité de sa commande. Le BL est indispensable pour la facturation et constitue un élément justificatif en cas de réclamation. Il marque la sortie des produits du stock et impacte donc directement les niveaux d’inventaire.

4. Le bon de transfert (BT) : la maîtrise des mouvements internes

Le bon de transfert intervient lorsqu’il y a des mouvements de marchandises entre différents sites de stockage appartenant à la même entreprise (par exemple, entre un entrepôt central et un point de vente). Il documente le déplacement des produits, précisant les quantités transférées, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que la date du transfert. Le BT permet de suivre les flux internes de marchandises et d’assurer une gestion cohérente des stocks sur l’ensemble des sites. Il contribue à optimiser la disponibilité des produits et à éviter les pertes liées à des transferts non contrôlés.

En conclusion, ces quatre documents, le BC, le BE, le BL et le BT, constituent les piliers d’une gestion de stock efficace. Leur utilisation rigoureuse et interconnectée permet de suivre avec précision les flux de marchandises, d’optimiser les niveaux de stock et de garantir la satisfaction des clients. Ils sont essentiels pour une gestion d’entreprise saine et performante.