När ska en kostnad redovisas?

När ska en kostnad redovisas? En guide till korrekt bokföring

Bokföring är en hörnsten i ett företags ekonomi, och korrekt redovisning av kostnader är avgörande för en sund och transparent finansiell bild. Men när exakt ska en kostnad bokföras? Det är en fråga som många företagare brottas med, och svaret är inte alltid självklart. Denna artikel ger en tydlig översikt, med fokus på de praktiska aspekterna av tidsaspekten vid kostnadsredovisning.

Enligt bokföringslagen ska kostnader redovisas så snart som möjligt, och senast dagen efter händelsen eller nästkommande arbetsdag för kontantutbetalningar. Detta innebär att det inte handlar om att vänta till månadens eller kvartalets slut för att redovisa alla kostnader. En snabb och effektiv redovisningsprocess är nyckeln till en korrekt och aktuell ekonomisk översikt.

Vad menas med “så snart som möjligt”?

Detta är en relativt flexibel formulering, och den exakta tolkningen kan variera beroende på företagets storlek och organisation. För ett mindre företag kan det innebära att kostnader redovisas omedelbart efter att fakturan mottagits eller utgiften gjorts. För större företag med mer komplexa processer kan det innebära att det finns en fastställd rutin för inläsning och registrering av kostnader, som sker inom en rimlig tidsram efter händelsen. Nyckeln är att etablera en effektiv och konsekvent process.

Skillnaden mellan fakturakostnader och kontantutbetalningar:

Det är viktigt att skilja på kostnader som uppstår genom fakturor och de som betalas kontant.

• Fakturakostnader: Här följer man principen “så snart som möjligt”. Detta innebär att kostnaden bör bokföras när fakturan mottagits och verifierats, oavsett när betalningen sker. Detta ger en tydligare bild av företagets skulder och förbättrar likviditetsplaneringen.

• Kontantutbetalningar: Här gäller regeln att kostnaden ska bokföras senast nästkommande arbetsdag efter utbetalningen. Detta gäller för mindre köp och utgifter som inte omfattas av fakturor.

Exempel:

• Faktura för kontorsmaterial mottagen tisdag: Kostnaden bör bokföras senast tisdag eller onsdagen om det finns behov av ytterligare verifiering.
• Kontantköp av kaffebönor på måndag: Kostnaden bör bokföras senast tisdag.

Vikten av korrekt tidsredovisning:

Att bokföra kostnader korrekt med avseende på tid är avgörande av flera anledningar:

• Korrekt finansiell rapportering: En felaktig tidsangivelse kan leda till felaktig information i årsredovisningen och andra ekonomiska rapporter.
• Skatteredovisning: Felaktig tidsredovisning kan påverka skatteredovisningen och leda till problem med skattemyndigheten.
• Likviditetsplanering: En korrekt redovisning av kostnader är avgörande för en effektiv likviditetsplanering och för att undvika likviditetsproblem.

Sammanfattningsvis: För att säkerställa en korrekt och effektiv bokföring bör man sträva efter att redovisa kostnader så snart som möjligt, i enlighet med bokföringslagen och företagets interna rutiner. Detta är avgörande för en sund ekonomi och en transparent finansiell bild.