Hur länge måste en förening spara bokföring?

Bokföring i Föreningen: Hur länge måste ni spara allt?

Att vara en del av en förening innebär inte bara engagemang och gemenskap, utan också ansvar. En viktig del av detta ansvar är att hantera föreningens ekonomi på ett korrekt och transparent sätt. Detta innefattar inte bara att bokföra alla inkomster och utgifter, utan också att spara all räkenskapsinformation. Men hur länge är man egentligen skyldig att arkivera dessa viktiga dokument?

Sju År – En Tumregel för Räkenskapsinformation

Den gyllene regeln för de flesta föreningar är sju år. Enligt bokföringslagen (BFL) måste all räkenskapsinformation, alltså alla dokument som ligger till grund för bokföringen, sparas i minst sju år efter räkenskapsårets slut. Detta inkluderar:

• Verifikationer: Kvitton, fakturor, bankutdrag och andra bevis på transaktioner.
• Bokföringsunderlag: Samtliga dokument som används för att sammanställa bokföringen.
• Årsredovisningar: Kompletta årsredovisningar som ger en översikt över föreningens ekonomiska situation.
• Underlag till deklarationer: Dokument som ligger till grund för deklarationen till Skatteverket.

Varför denna tidsperiod?

Anledningen till att man måste spara räkenskapsinformationen under en så pass lång period är flera. Den främsta är att ge medlemmar och andra intressenter (exempelvis bidragsgivare, revisorer eller Skatteverket) möjligheten att granska föreningens ekonomi i efterhand. Detta bidrar till transparens och förtroende inom föreningen. Det möjliggör även att eventuella felaktigheter kan upptäckas och korrigeras.

Kassörens Ansvar – Ett Viktigt Uppdrag

Oftast är det kassören som har det primära ansvaret för att bokföringen sköts korrekt och att all räkenskapsinformation arkiveras på ett ordnat och tillgängligt sätt. Detta innebär att:

• Hålla ordning på dokumenten: Se till att alla verifikationer, fakturor och andra relevanta dokument samlas in och förvaras systematiskt.
• Skapa ett tydligt arkiv: Utveckla ett arkiveringssystem som gör det enkelt att hitta specifika dokument vid behov. Detta kan vara fysiskt eller digitalt, beroende på föreningens behov och resurser.
• Säkerställa tillgänglighet: Se till att all räkenskapsinformation är tillgänglig för de som har rätt att granska den.
• Utbilda och delegera (vid behov): Om kassören inte själv kan hantera all arkivering, kan uppgiften delegeras till andra medlemmar, men kassören behåller fortfarande det övergripande ansvaret.

Digitalisering – En Modern Lösning

I dagens digitala samhälle väljer många föreningar att digitalisera sin bokföring. Detta kan innebära att man scannar in pappersdokument och lagrar dem digitalt, eller att man använder en molnbaserad bokföringstjänst. Digitalisering kan spara utrymme, underlätta sökning och förbättra tillgängligheten. Det är dock viktigt att säkerställa att den digitala arkiveringen uppfyller kraven i bokföringslagen, vilket bland annat innebär att dokumenten måste vara läsbara och oförändrade.

Sammanfattningsvis:

Att spara bokföringen i minst sju år är en lagstadgad skyldighet för de flesta föreningar. Genom att ta detta ansvar på allvar bidrar man till en transparent och välskött förening, vilket i sin tur skapar förtroende och stärker gemenskapen. Kassören spelar en central roll i detta arbete, men det är i slutändan föreningens gemensamma ansvar att säkerställa att bokföringen hanteras på ett korrekt och ansvarsfullt sätt.