Hur skriver man ett avslagsbrev till en sökande?

Konsten att skriva ett professionellt avslagsbrev

Att skicka ett avslagsbrev är en ovälkommen men nödvändig del av rekryteringsprocessen. Att göra det väl kan stärka ditt företags anseende och lämna ett positivt intryck hos sökanden, trots beskedet. Ett dåligt formulerat avslagsbrev kan däremot skada ditt varumärke och lämna en bitter eftersmak. Denna artikel guidar dig genom processen att skriva ett avslagsbrev som är både professionellt och respektfullt.

Vikten av motivering: Ett avslagsbrev måste alltid motiveras. Att endast skriva “Tack för din ansökan, men vi har valt en annan kandidat” är oprofessionellt och respektlöst. Det ger inte sökande någon feedback och hindrar dem från att lära sig av processen. En tydlig motivering visar att du har tagit ansökan på allvar och genomfört en rättvis bedömning.

Tydliga och specifika skäl: Undvik vaga formuleringar. Istället för “vi fick in många starka ansökningar,” ange specifika skäl till avslaget. Exempelvis:

• Kravspecifikation: “Tyvärr uppfyllde din ansökan inte alla krav som angavs i annonsen, specifikt gällande erfarenhet inom [specifikt område].”
• Tidpunkt: “Din ansökan kom in efter ansökningstidens slut, varför vi tyvärr inte kunde ta den med i bedömningen.”
• Kvalifikationer: “Vi fick in många starka kandidater med mer omfattande erfarenhet inom [specifikt område], vilket var avgörande i detta specifika urval.” (Undvik att jämföra sökande direkt.)
• Personlig lämplighet: (Använd med försiktighet och endast om det är relevant och väl underbyggt.) “Efter att ha granskat din ansökan och genomfört intervjuer, bedömde vi att din profil inte helt passade in i vårt team och den specifika rollen.” (Var specifik om möjligt, t.ex. “arbete i snabbrörliga miljöer”)

Struktur och ton: Ett effektivt avslagsbrev har följande struktur:

• Huvudrubrik: “Avslag på ansökan om [Tjänstens namn]”
• Inledning: Börja med en artig hälsning och tacka sökande för deras intresse och tid. Exempel: “Tack för din ansökan till tjänsten som [Tjänstens namn] och för ditt engagemang i rekryteringsprocessen.”
• Motivering: Här presenteras de specifika skälen till avslaget på ett tydligt och respektfullt sätt, enligt exemplen ovan. Var kortfattad och saklig.
• Avslutning: Avsluta med en positiv och uppmuntrande ton. Du kan exempelvis uttrycka hopp om framtida samarbeten eller önska sökande lycka till i sin fortsatta jobbsökning. Exempel: “Vi tackar dig återigen för din ansökan och önskar dig all lycka till i din fortsatta karriär.”
• Avsändarens namn och kontaktuppgifter: Ange tydligt vem brevet kommer ifrån.

Exempel på avslagsbrev (kortat exempel):

Ämne: Avslag på ansökan om Marknadsassistent

Kära [Sökandes namn],

Tack för din ansökan till tjänsten som Marknadsassistent och för ditt engagemang i vår rekryteringsprocess.

Vi har mottagit ett stort antal ansökningar och efter noggrann granskning har vi valt en annan kandidat vars erfarenhet inom digital marknadsföring bättre matchade de specifika kraven i annonsen.

Vi tackar dig återigen för din ansökan och önskar dig lycka till i din fortsatta jobbsökning.

Med vänliga hälsningar,

[Rekryterarens namn]
[Företagsnamn]

Genom att följa dessa riktlinjer kan du säkerställa att dina avslagsbrev är professionella, respektfulla och bidrar till en positiv upplevelse för alla sökande, även de som inte valts ut. Kom ihåg, ett välformulerat avslagsbrev är en viktig del av din företags image.