När i processen tar man referenser?

När ska man ta referenser i en rekryteringsprocess? En guide för arbetsgivare

Referenstagning är en viktig del av rekryteringsprocessen, ett tillfälle att bekräfta intrycket av kandidaten och få en mer nyanserad bild av hens kompetenser, arbetssätt och personliga egenskaper. Men när i processen är det mest strategiskt att ta referenser? Svaret är oftast: i slutet av processen, efter de första intervjuerna med de mest lovande kandidaterna.

Varför vänta tills slutet?

Det finns flera goda skäl att skjuta upp referenstagningen:

• Fokus på kärnan: Inledningsvis bör fokus ligga på att sålla bland ansökningarna och genomföra intervjuer. Att kontrollera referenser på alla sökande skulle ta enormt mycket tid och resurser.
• Minimera arbetsbördan: Genom att vänta tills du har en kort lista på kandidater sparar du tid och ansträngning. Du fokuserar på de som verkligen kan vara rätt för jobbet.
• Respektera kandidatens integritet: Många kandidater vill inte att deras nuvarande arbetsgivare ska veta att de söker ett nytt jobb förrän de är relativt säkra på att de har en bra chans. Att ta referenser för tidigt kan avslöja deras sökande och skapa obehagliga situationer.
• Mer relevanta frågor: Efter intervjuerna har du en bättre förståelse för vad du behöver veta om kandidaten. Du kan då ställa mer specifika och relevanta frågor till referenserna.

Processen för referenstagning:

1. Identifiera toppkandidaterna: Efter intervjuerna, välj ut de 2-3 kandidater som verkar mest lovande och som matchar profilen bäst.
2. Begär referenser: Kontakta kandidaten och be om deras tillåtelse att ta referenser. Be dem att tillhandahålla kontaktuppgifter till 2-3 relevanta personer, t.ex. tidigare chefer, kollegor eller projektledare. Var tydlig med vilken typ av information du är ute efter.
3. Kontrollera referenserna: Kontakta referenserna och ställ tydliga och strukturerade frågor. Förbered en frågelista i förväg för att säkerställa att du får svar på de viktigaste frågorna.
4. Analysera svaren: Jämför svaren från de olika referenserna och ställ dem i relation till det intryck du fått av kandidaten under intervjuerna. Leta efter mönster och eventuella varningsflaggor.

Att tänka på angående referenstagning:

• Var transparent: Informera kandidaten om syftet med referenstagningen och hur informationen kommer att användas.
• Ställ relevanta frågor: Fokusera på frågor som är relevanta för den aktuella tjänsten och som kan ge en mer djupgående bild av kandidatens kompetenser och potential.
• Var objektiv: Bedöm referenserna på ett objektivt sätt och låt inte personliga åsikter påverka bedömningen.
• Dokumentera noggrant: Dokumentera alla kontakter med referenserna och sammanfatta deras svar. Detta är särskilt viktigt om du behöver motivera ditt val av kandidat.

Referenstagning utan kandidatens medgivande – en etisk fråga?

Även om det förekommer att arbetsgivare kontaktar personer som inte angivits som referenser, är detta en känslig fråga. Det kan vara etiskt tveksamt och potentiellt bryta mot personuppgiftslagen (GDPR) om det görs utan kandidatens samtycke. Att kontakta den nuvarande arbetsgivaren utan medgivande kan dessutom äventyra kandidatens position. I de flesta fall är det därför bäst att fokusera på de referenser som kandidaten själv tillhandahåller. Om du ändå funderar på att kontakta andra personer, var noga med att överväga de etiska och juridiska aspekterna.

Slutsats:

Referenstagning är ett värdefullt verktyg för att säkerställa en lyckad rekrytering. Genom att vänta till slutet av processen och genomföra den på ett strukturerat och etiskt sätt, kan du få en mer komplett bild av kandidaten och fatta ett välgrundat beslut. Kom ihåg att referenstagningen bara är en del av beslutsunderlaget och bör vägas in tillsammans med andra faktorer som kompetens, erfarenhet och personlig lämplighet.