Welche Akten müssen vernichtet werden?

Die heikle Frage der Aktenvernichtung: Was darf weg, was muss bleiben?

Die richtige Aktenvernichtung ist nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch der gesetzlichen Compliance und des Datenschutzes. Ein wildes Löschen kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, während die zu lange Aufbewahrung von Daten zu unnötigen Kosten und Sicherheitsrisiken führt. Welche Dokumente also dürfen nach Ablauf einer bestimmten Frist vernichtet werden, und welche müssen archiviert bleiben? Die Antwort ist leider nicht pauschal zu geben und hängt stark vom jeweiligen Kontext ab.

Die sechsjährige Frist – ein Irrtum?

Der Hinweis, dass Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe, Import- und Exportunterlagen, Kalkulationsunterlagen und abgelaufene Versicherungspolicen nach sechs Jahren vernichtet werden können, ist eine grobe Vereinfachung. Sechs Jahre ist eine oft genannte Frist, aber keine generelle Regelung. Die tatsächliche Aufbewahrungsfrist hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

• Gesetzliche Vorschriften: Steuergesetze, Handelsgesetzbuch (HGB), Arbeitsrecht, Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – all diese Rechtsgebiete legen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen fest. So müssen beispielsweise Steuerunterlagen in der Regel deutlich länger aufbewahrt werden als ein einzelner Lieferschein. Die Fristen variieren dabei je nach Art des Dokuments und können bis zu zehn Jahre und länger betragen.
• Vertragliche Vereinbarungen: Verträge mit Kunden oder Lieferanten können eigene Aufbewahrungsfristen für die zugehörigen Dokumente festlegen. Diese sind unbedingt zu beachten.
• Interne Richtlinien: Unternehmen sollten interne Richtlinien zur Aktenführung und -vernichtung erstellen, die den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und die unternehmensspezifische Situation berücksichtigen.
• Haftungsansprüche: Auch nach Ablauf gesetzlicher Fristen kann es sinnvoll sein, bestimmte Dokumente aufzubewahren, um sich gegen mögliche Haftungsansprüche zu schützen. Dies gilt besonders bei komplexen Geschäftsvorfällen oder potenziell strittigen Angelegenheiten.

Beispiele für unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

• Steuerunterlagen: Rechnungen, Belege, Kontoauszüge – in der Regel 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
• Lohnunterlagen: Mindestens 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Vertragsunterlagen: Je nach Vertragsinhalt und Art des Vertrags – oft deutlich länger als 6 Jahre.
• Datenschutzrelevante Daten: Die DSGVO schreibt strenge Regeln zur Aufbewahrung und Vernichtung personenbezogener Daten vor. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Zweck der Datenverarbeitung.

Sichere Aktenvernichtung:

Die Vernichtung von Dokumenten sollte stets datenschutzkonform erfolgen. Das reine Löschen von Daten auf einem Computer ist nicht ausreichend, da diese oft wiederhergestellt werden können. Für sensible Daten ist eine professionelle Aktenvernichtung durch zertifizierte Unternehmen empfehlenswert, die eine sichere und nachweisbare Vernichtung garantieren (z.B. durch Schreddern oder Verbrennen).

Fazit:

Die Frage nach der Vernichtung von Akten lässt sich nicht mit einer einfachen Antwort beantworten. Eine gründliche Prüfung der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften, vertraglichen Vereinbarungen und internen Richtlinien ist unerlässlich. Bei Unsicherheit sollte unbedingt rechtlicher Rat eingeholt werden, um hohe Strafen und Haftungsrisiken zu vermeiden. Die sechsjährige Frist sollte als grobe Orientierungshilfe verstanden werden, aber niemals als absolute Richtlinie. Die sichere und rechtssichere Aktenvernichtung ist eine Investition in die Sicherheit und den langfristigen Erfolg des Unternehmens.