Wann wird die Personalakte gelöscht?

Wann wird die Personalakte endgültig vernichtet?

Die Aussage, dass Personalakten nach Ablauf des Meldezeitraums fünf Jahre aufbewahrt und dann vernichtet werden, ist vereinfacht und kann irreführend sein. Die tatsächlichen Aufbewahrungsfristen sind deutlich komplexer und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Ein pauschaler Zeitraum von fünf Jahren greift hier zu kurz.

Zwar gibt es die fünfjährige Aufbewahrungspflicht nach § 41 Abs. 1 EStG für Lohn- und Gehaltsunterlagen, die auch Teile der Personalakte betreffen können. Diese Frist beginnt jedoch erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet. Aber: Viele Dokumente in der Personalakte unterliegen anderen, teils deutlich längeren Aufbewahrungsfristen.

Folgende Aspekte beeinflussen die Dauer der Aufbewahrung:

• Art der Dokumente: Unterschiedliche Dokumenttypen unterliegen verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Bewerbungsunterlagen beispielsweise müssen nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden, sofern der Bewerber nicht einer längeren Speicherung explizit zustimmt. Zeugnisse, Verträge oder Abmahnungen fallen unter andere Regelungen.
• Relevante Gesetze: Neben dem Steuerrecht und der DSGVO spielen weitere Gesetze eine Rolle, z.B. das Handelsgesetzbuch (HGB), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) oder das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Für bestimmte Dokumente, etwa im Zusammenhang mit Arbeitsunfällen, gelten spezielle Fristen.
• Beginn der Frist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht einheitlich. Sie kann beispielsweise mit dem Ende des Kalenderjahres, dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder der Erstellung des Dokuments beginnen.
• Potenzielle Rechtsstreitigkeiten: Im Falle von anhängigen oder absehbaren Rechtsstreitigkeiten, beispielsweise Kündigungsschutzklagen, müssen relevante Dokumente bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden. Dies kann die reguläre Aufbewahrungsfrist deutlich verlängern.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Vernichtung der Personalakte ist ein komplexer Vorgang, der einer sorgfältigen Prüfung bedarf. Eine pauschale Aussage über eine fünfjährige Frist ist irreführend. Arbeitgeber sollten sich im Zweifel anwaltlich beraten lassen, um die korrekten Aufbewahrungsfristen einzuhalten und rechtliche Risiken zu vermeiden. Eine frühzeitige Vernichtung kann zu Bußgeldern führen, während eine zu lange Aufbewahrung datenschutzrechtliche Probleme mit sich bringt.

Empfehlung: Arbeitgeber sollten ein systematisches Aktenvernichtungskonzept erstellen, das die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt und die rechtssichere Vernichtung der Dokumente gewährleistet.