Bis wann müssen Daten gelöscht werden bei der DSGVO?

Die Löschpflicht nach DSGVO: Ein genauer Blick auf die Fristen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt die Löschung personenbezogener Daten vor, sobald der Zweck der Verarbeitung entfallen ist. Der oft gehörte Satz “unverzügliche Löschung” führt jedoch zu Fragen: Was bedeutet “unverzüglich” konkret? Gibt es verbindliche Fristen? Die Antwort ist komplexer als ein simples “sofort”.

Die DSGVO selbst nennt keine explizite Frist für die Löschung. Die “unverzügliche Löschung” (Art. 17 DSGVO) verpflichtet den Verantwortlichen zu schnellem Handeln. Ein schuldhaftes Zögern, also eine unnötige Verzögerung, ist unzulässig und kann zu Bußgeldern führen. Die Geschwindigkeit der Löschung hängt jedoch stark vom Einzelfall ab und wird durch mehrere Faktoren beeinflusst:

1. Komplexität des Vorgangs: Die Löschung einfacher Daten in einer Datenbank ist deutlich schneller umsetzbar als die Löschung komplex vernetzter Daten in verschiedenen Systemen, die möglicherweise auch archivierte Kopien umfassen. Je mehr Systeme betroffen sind und je komplexer die Datenstrukturen, desto länger kann der Prozess dauern.

2. Umfang der Daten: Die Menge der zu löschenden Daten spielt ebenfalls eine Rolle. Die Löschung einer kleinen Anzahl von Datensätzen ist schneller erledigt als die Löschung großer Datenmengen.

3. Technische Möglichkeiten: Die technischen Möglichkeiten des Verantwortlichen beeinflussen die Geschwindigkeit der Löschung. Moderne Systeme ermöglichen eine schnelle und effiziente Löschung, während veraltete Systeme einen höheren Zeitaufwand erfordern.

4. Rechtliche Prüfung: Vor der Löschung muss der Verantwortliche prüfen, ob Ausnahmen von der Löschpflicht bestehen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, wie z.B. steuerlicher Aufbewahrungspflichten, benötigt werden. Diese Prüfung erfordert Zeit und kann den Löschprozess verzögern. Hierbei ist eine fundierte Rechtsberatung essentiell.

Ein “Monat” als Faustregel ist irreführend. Während eine grobe Orientierungshilfe für die Prüfung der Löschpflicht gegeben sein kann, ist dies keine gesetzlich vorgeschriebene Frist. Eine angemessene Frist hängt von den oben genannten Faktoren ab und muss im Einzelfall bestimmt werden. Eine Dokumentation des Löschprozesses, inklusive der Begründung der benötigten Zeit, ist dringend zu empfehlen.

Fazit: Die DSGVO fordert zwar eine unverzügliche Löschung, aber “unverzüglich” ist kein fixer Zeitrahmen. Der Verantwortliche muss schnell und effektiv handeln und den Löschprozess sorgfältig dokumentieren. Eine proaktive und strukturierte Vorgehensweise, inklusive der Entwicklung interner Prozesse und der regelmäßigen Überprüfung der Datenbestände, ist der Schlüssel zur Einhaltung der DSGVO-Vorgaben. Im Zweifelsfall sollte rechtlicher Rat eingeholt werden, um die rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen und Bußgelder zu vermeiden.