Kính gửi thì ghi như thế nào?

Cách viết “Kính gửi” trong thư từ và văn bản

“Kính gửi” là một lời xưng hô lịch sự, thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp trong giao tiếp bằng văn bản. Viết “Kính gửi” như thế nào cho đúng đắn và hiệu quả phụ thuộc vào việc xác định đối tượng nhận thư.

Nguyên tắc cơ bản: Luôn đi kèm với danh xưng và họ tên đầy đủ của người nhận nếu có thể biết rõ.

• Nếu biết rõ họ tên: “Kính gửi Ông Nguyễn Văn A,” hoặc “Kính gửi Bà Trần Thị B,” hoặc “Kính gửi Anh/Chị Lê Văn C.” Việc sử dụng “Anh” hoặc “Chị” tùy thuộc vào mối quan hệ với người nhận. Việc sử dụng danh xưng như “Ông,” “Bà,” “Anh,” “Chị,” rõ ràng và tôn trọng.

• Nếu không biết rõ họ tên: Trong trường hợp không chắc chắn họ tên của người nhận, hãy sử dụng danh xưng chung kèm theo chức danh nếu có. Ví dụ: “Kính gửi Ông Giám đốc Phòng Kinh doanh,” hoặc “Kính gửi Quý vị.” Tuy nhiên, nếu có thể, hãy cố gắng tìm kiếm thông tin để xác định họ tên người nhận nhằm thể hiện sự tôn trọng và sự chu đáo.

• Tránh sử dụng chung chung: Viết “Kính gửi Quý khách hàng,” hoặc “Kính gửi Quý vị” nên được sử dụng khi bạn không biết chắc chắn họ tên người nhận và quan trọng là phải có thông tin khác đi kèm để người nhận dễ dàng xác định được mục đích của thư.

Sự chính xác và tôn trọng: Việc sử dụng danh xưng chính xác thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Một lá thư được viết với sự tôn trọng sẽ gây ấn tượng tốt hơn và dễ dàng hơn trong việc truyền đạt thông điệp. Nếu không thể biết rõ họ tên, việc chỉ ra chức danh hoặc vị trí trong tổ chức, đơn vị là cần thiết.

Ví dụ minh họa:

• Sai: Kính gửi Quý vị.
• Đúng: Kính gửi Ông Nguyễn Văn A, Giám đốc Công ty X.
• Đúng: Kính gửi Anh Lê Văn C.

Tóm lại, khi sử dụng “Kính gửi,” hãy luôn cố gắng cung cấp thông tin đầy đủ về người nhận, và lựa chọn cách xưng hô phù hợp nhất để thể hiện sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp. Việc xác định danh xưng và họ tên chính xác, khi có thể, là yếu tố quan trọng để tạo thiện cảm và đảm bảo hiệu quả của văn bản.