Mục đích của đánh sơ tờ tài liệu trong hồ sơ là gì?

Mục đích của việc đánh số tờ tài liệu trong hồ sơ

Đánh số thứ tự trên từng trang tài liệu trong hồ sơ là một biện pháp thiết yếu để đảm bảo sự trật tự, quản lý hiệu quả và toàn vẹn của bộ hồ sơ. Việc đánh số trang có những mục đích chính sau:

• Ngăn chặn sự thất lạc hoặc rơi rớt tài liệu: Mỗi trang được đánh số riêng lẻ cho phép dễ dàng theo dõi và kiểm soát số lượng tờ giấy trong hồ sơ. Điều này giúp tránh tình trạng mất mát hoặc thất lạc các trang quan trọng, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

• Cho phép sắp xếp và truy xuất tài liệu thuận tiện: Việc đánh số thứ tự từng trang giúp sắp xếp hồ sơ theo một trật tự hợp lý, dễ hiểu. Khi cần tìm kiếm một tài liệu cụ thể, số trang sẽ đóng vai trò như một chỉ dẫn chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm.

• Hỗ trợ lập danh mục và tham chiếu chéo: Đánh số trang tạo thuận lợi cho việc lập danh mục hồ sơ, giúp dễ dàng xác định các tài liệu liên quan hoặc tham chiếu chéo các trang khác nhau.

• Cung cấp bằng chứng về tính toàn vẹn: Các trang được đánh số thứ tự liên tiếp cung cấp bằng chứng về tính toàn vẹn của hồ sơ. Nếu có bất kỳ trang nào bị thay thế hoặc thêm vào, sự không nhất quán trong số trang sẽ dễ dàng phát hiện, giúp ngăn ngừa gian lận hoặc chỉnh sửa trái phép.