Tài liệu là gì theo ISO?

Không có một định nghĩa duy nhất về “tài liệu” trong các tiêu chuẩn ISO. ISO không đưa ra một định nghĩa chung, toàn diện áp dụng cho mọi lĩnh vực. Thay vào đó, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào tiêu chuẩn cụ thể. Phát biểu “Tài liệu là một văn bản hợp pháp dùng làm cơ sở giải quyết các công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của một đơn vị cụ thể” là một sự diễn giải, không phải là trích dẫn trực tiếp từ bất kỳ tiêu chuẩn ISO nào. Nó quá hẹp và không phản ánh được sự đa dạng về loại tài liệu được đề cập trong các tiêu chuẩn ISO khác nhau.

Ví dụ, trong ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng, “tài liệu” có thể bao gồm các hướng dẫn, quy trình, bản vẽ, ghi chép, biểu mẫu, v.v… Trong ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường, “tài liệu” có thể liên quan đến các đánh giá tác động môi trường, giấy phép môi trường, báo cáo giám sát, v.v… Mỗi tiêu chuẩn sẽ có định nghĩa riêng hoặc sử dụng thuật ngữ “tài liệu” trong ngữ cảnh cụ thể của nó.

Vì vậy, thay vì tìm kiếm một định nghĩa chung của “tài liệu” theo ISO, cần phải tham khảo tiêu chuẩn cụ thể liên quan đến lĩnh vực đang được xét. Mỗi tiêu chuẩn sẽ cung cấp định nghĩa và phạm vi áp dụng cho thuật ngữ “tài liệu” trong bối cảnh đó. Tóm lại, không tồn tại một định nghĩa “tài liệu theo ISO” mà là nhiều định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào tiêu chuẩn được áp dụng. Phát biểu ban đầu nên được hiểu như một sự giải thích, không phải là một định nghĩa chính thức theo ISO.