Ghi nợ và ghi có là gì?

Hệ thống ghi chép kế toán, với vẻ ngoài khô khan của những con số và bảng biểu, lại ẩn chứa một logic chặt chẽ dựa trên nguyên tắc kép: ghi nợ và ghi có. Nhiều người mới bắt đầu với kế toán thường lúng túng phân biệt hai khái niệm này, dễ nhầm lẫn chúng với khái niệm thu và chi trong đời sống thường nhật. Thực tế, ghi nợ và ghi có không trực tiếp phản ánh hoạt động thu hay chi mà phản ánh sự tăng hay giảm của các tài khoản kế toán.

Hãy tưởng tượng sổ sách kế toán như một chiếc cân thăng bằng. Mỗi giao dịch đều phải làm cho hai bên của chiếc cân này cân bằng. Ghi nợ là việc ghi nhận bên trái của chiếc cân, còn ghi có là việc ghi nhận bên phải. Cân bằng này được duy trì bằng cách đảm bảo tổng giá trị ghi nợ luôn bằng tổng giá trị ghi có trong mọi giao dịch.

Vậy, ghi nợ là gì và ghi có là gì trong ngữ cảnh này? Đó là cách chúng ta thể hiện sự biến động của tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Tuy không có một quy tắc cứng nhắc “nợ tăng, có giảm” hay ngược lại áp dụng cho tất cả các khoản mục, nhưng ta có thể hiểu một cách khái quát như sau:

• Đối với Tài sản: Ghi nợ để ghi nhận sự tăng của tài sản (ví dụ: nhận tiền mặt, mua máy móc), ghi có để ghi nhận sự giảm của tài sản (ví dụ: chi tiền mặt, bán hàng hóa).

• Đối với Nợ phải trả: Ghi nợ để ghi nhận sự giảm của nợ phải trả (ví dụ: trả nợ ngân hàng), ghi có để ghi nhận sự tăng của nợ phải trả (ví dụ: vay ngân hàng).

• Đối với Vốn chủ sở hữu: Ghi nợ để ghi nhận sự giảm của vốn chủ sở hữu (ví dụ: chia lợi nhuận cho cổ đông), ghi có để ghi nhận sự tăng của vốn chủ sở hữu (ví dụ: lợi nhuận sau thuế).

Để hiểu rõ hơn, hãy lấy ví dụ đơn giản: Một doanh nghiệp nhận được 100 triệu đồng tiền mặt từ khách hàng. Tài khoản “Tiền mặt” (tài sản) tăng lên 100 triệu đồng, nên ta ghi nợ tài khoản “Tiền mặt” 100 triệu đồng. Để cân bằng, ta phải ghi có vào một tài khoản khác, thường là tài khoản “Doanh thu” (tăng vốn chủ sở hữu) 100 triệu đồng. Đây là một giao dịch đơn giản, nhưng nó minh họa rõ ràng nguyên tắc ghi nợ và ghi có.

Tóm lại, ghi nợ và ghi có là hai khía cạnh không thể tách rời của hệ thống kế toán. Việc hiểu rõ bản chất và ứng dụng của chúng là nền tảng để nắm vững nguyên lý kế toán và phân tích báo cáo tài chính một cách chính xác. Nó không chỉ là việc ghi chép đơn thuần mà là một ngôn ngữ chính xác, phản ánh sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp.