Hàng hóa nhập khẩu cần có những giấy tờ gì?

Hành trình đưa hàng hóa nhập khẩu về nước không chỉ đơn thuần là chuyện vận chuyển, mà còn là một cuộc hành trình giấy tờ, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác. Thiếu sót một mảnh ghép nhỏ cũng có thể khiến toàn bộ quá trình bị trì hoãn, thậm chí bị từ chối nhập cảnh. Vậy, để đảm bảo hàng hóa về đến tay người nhận một cách nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ nào?

Bộ hồ sơ nhập khẩu không phải là một công thức cố định, mà thay đổi tùy thuộc vào loại hàng hóa, quốc gia xuất xứ, và các quy định cụ thể của cơ quan hải quan Việt Nam. Tuy nhiên, một số loại giấy tờ sau đây gần như luôn cần thiết:

1. Hợp đồng mua bán quốc tế (Contract): Đây là “tấm vé thông hành” quan trọng nhất, chứng minh thỏa thuận mua bán giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu. Hợp đồng phải nêu rõ thông tin hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản khác liên quan. Một hợp đồng rõ ràng, chính xác sẽ là cơ sở giải quyết tranh chấp và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Hóa đơn này do nhà xuất khẩu lập, liệt kê chi tiết các mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, giá bán, tổng giá trị hàng hóa, phương thức thanh toán, và các chi phí khác liên quan. Hóa đơn thương mại là cơ sở quan trọng để tính thuế nhập khẩu. Thông tin trên hóa đơn phải khớp với hợp đồng và các giấy tờ khác.

3. Phiếu đóng gói (Packing List): Giấy tờ này mô tả chi tiết cách thức đóng gói hàng hóa, bao gồm số lượng kiện hàng, kích thước, trọng lượng, loại bao bì… Phiếu đóng gói giúp cơ quan hải quan kiểm tra dễ dàng và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn.

4. Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Đây là chứng từ vận tải, chứng minh việc ký gửi hàng hóa từ nhà xuất khẩu đến nhà nhập khẩu. Vận đơn biển (Bill of Lading) được sử dụng cho vận chuyển đường biển, trong khi vận đơn hàng không (Air Waybill) dùng cho vận chuyển đường hàng không. Vận đơn ghi rõ thông tin về hàng hóa, điểm xuất phát, điểm đến, người gửi, người nhận và các điều khoản vận chuyển.

5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Tờ khai hải quan là giấy tờ quan trọng nhất khi làm thủ tục thông quan. Trên tờ khai, nhà nhập khẩu phải khai báo đầy đủ thông tin về hàng hóa, nguồn gốc xuất xứ, giá trị, số lượng, thuế nhập khẩu phải nộp… Việc điền đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai hải quan là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được thông quan nhanh chóng.

Giấy tờ bổ sung (tùy trường hợp):

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Được sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị, trước khi ký kết hợp đồng chính thức.
• Thư tín dụng (Letter of Credit): Một hình thức thanh toán quốc tế đảm bảo an toàn cho cả nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Chứng minh hàng hóa được bảo hiểm rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Tóm lại, chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quá trình nhập khẩu hàng hóa. Việc tư vấn với các chuyên gia hải quan hoặc các công ty dịch vụ logistics sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có và tiết kiệm thời gian, chi phí. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh và cẩn thận sẽ đảm bảo cho hàng hóa của bạn vượt qua “cửa ải” hải quan một cách suôn sẻ và nhanh chóng.