Làm sao để biết hóa đơn điện tử hợp lệ?

Bí quyết “bắt mạch” Hóa đơn Điện tử: Đơn giản hơn bạn nghĩ!

Trong thời đại số, hóa đơn điện tử (HĐĐT) dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, làm thế nào để chắc chắn HĐĐT bạn nhận được là “hàng thật, giá trị thật”, tuân thủ đúng quy định pháp luật? Bài viết này sẽ bật mí những “chiêu” đơn giản giúp bạn “bắt mạch” HĐĐT một cách hiệu quả.

1. Nhận diện “chân dung” HĐĐT hợp lệ:

Trước khi đi sâu vào kiểm tra, hãy trang bị cho mình kiến thức cơ bản về một HĐĐT hợp lệ cần có:

• Thông tin bắt buộc: Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) của người bán và người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; Thành tiền; Thuế suất thuế GTGT; Tổng tiền thanh toán; Chữ ký số của người bán (bắt buộc).
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn: Phải tuân thủ theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Dữ liệu hóa đơn: Phải được định dạng chuẩn XML theo quy định của Tổng cục Thuế.
• Nội dung hiển thị: Rõ ràng, dễ đọc, không bị mờ nhòe.

2. “Soi” kỹ thông tin – Bước đầu tiên xác minh:

Đừng vội tin ngay! Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng những thông tin trên HĐĐT:

• MST người bán: Tra cứu trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) để xác minh tính chính xác.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng: So sánh với thực tế giao dịch để đảm bảo khớp đúng.
• Tổng tiền thanh toán: Kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót.
• Chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và thuộc về người bán.

3. “Thẩm định” chuyên sâu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế – “Vũ khí” tối thượng:

Đây là phương pháp chính thức và đáng tin cậy nhất để kiểm tra tính hợp lệ của HĐĐT. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Truy cập website Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn): Tìm mục “Tra cứu hóa đơn” hoặc “Hóa đơn điện tử”.
• Nhập thông tin: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin được yêu cầu, bao gồm:
  • Mã số thuế (MST) người bán.
  • Loại hóa đơn.
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Ký hiệu hóa đơn.
  • Số hóa đơn.
  • Tổng tiền thuế GTGT (nếu có).
  • Tổng tiền thanh toán.
• Xác thực: Nhập mã xác thực hiển thị trên màn hình.
• Tra cứu: Nhấn nút “Tìm kiếm” hoặc “Tra cứu”.

4. Đọc vị kết quả:

Hệ thống sẽ trả về kết quả kiểm tra. Hãy chú ý đến các thông tin sau:

• “Hóa đơn có giá trị pháp lý”: Đây là tín hiệu xanh, HĐĐT của bạn hợp lệ.
• “Hóa đơn không tồn tại”: HĐĐT có thể là giả mạo hoặc chưa được đăng ký với cơ quan thuế.
• “Hóa đơn đã bị hủy”: HĐĐT không còn giá trị sử dụng.
• Các thông báo khác: Đọc kỹ để hiểu rõ tình trạng của HĐĐT và có hướng xử lý phù hợp.

Lưu ý quan trọng:

• Luôn kiểm tra HĐĐT ngay sau khi nhận được.
• Lưu giữ HĐĐT cẩn thận để phục vụ cho các mục đích kê khai, quyết toán thuế.
• Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu bất thường nào, hãy liên hệ ngay với người bán và cơ quan thuế để được hỗ trợ.

Việc kiểm tra HĐĐT không chỉ giúp bạn đảm bảo quyền lợi hợp pháp mà còn góp phần vào việc xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh. Hy vọng với những “bí quyết” trên, bạn sẽ tự tin “bắt mạch” HĐĐT một cách dễ dàng và hiệu quả!