Một trong những bước đầu tiên trong quy trình khai báo hải quan điện tử là gì?

Mở đầu hành trình khai báo hải quan điện tử: Chuẩn bị dữ liệu – nền tảng của sự thuận lợi

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, việc khai báo hải quan điện tử đã trở thành một quy trình không thể thiếu, góp phần tối ưu hóa thời gian và hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ bước khởi đầu quan trọng nhất, quyết định phần lớn sự thành công của toàn bộ quá trình. Không phải là việc đăng nhập hệ thống hay điền thông tin vào mẫu khai, mà chính là giai đoạn chuẩn bị dữ liệu. Cụ thể, bước đầu tiên và cũng là nền tảng của quy trình khai báo hải quan điện tử chính là việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác thông tin xuất khẩu (EDA) hoặc nhập khẩu (IDA) trước khi bắt đầu làm thủ tục trên hệ thống.

Đây không chỉ là việc thu thập thông tin một cách tùy tiện, mà đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác cao. Thông tin cần chuẩn bị bao gồm, nhưng không giới hạn ở: mã số hàng hóa (HS Code), số lượng, trọng lượng, giá trị hàng hóa, quốc gia xuất xứ/điểm đến, thông tin về người xuất khẩu/nhập khẩu, phương thức vận chuyển, giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ,… Mỗi thông tin đều đóng vai trò quan trọng, thiếu sót hay sai lệch dù nhỏ nhất cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ, thậm chí bị từ chối khai báo.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin này trước khi bắt đầu khai báo trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất thời gian tìm kiếm và nhập liệu trong quá trình khai báo, việc chuẩn bị trước giúp người dùng hoàn tất tờ khai nhanh chóng, hiệu quả.
• Tăng độ chính xác: Việc kiểm tra và đối chiếu thông tin kỹ lưỡng trước khi nhập liệu giúp giảm thiểu lỗi sai, tránh phải sửa chữa và bổ sung sau này, gây tốn thời gian và công sức.
• Tránh rủi ro: Dữ liệu đầy đủ và chính xác giúp hạn chế rủi ro bị cơ quan hải quan từ chối khai báo hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.
• Tối ưu hóa quy trình: Chuẩn bị dữ liệu tốt là bước đệm quan trọng giúp quá trình khai báo hải quan điện tử diễn ra một cách liền mạch và hiệu quả, góp phần vào chuỗi cung ứng toàn cầu.

Tóm lại, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác thông tin EDA hoặc IDA chính là bước khởi đầu then chốt, quyết định sự thành công và hiệu quả của toàn bộ quy trình khai báo hải quan điện tử. Đây không chỉ là một bước trong quy trình, mà là nền tảng vững chắc cho sự thuận lợi và nhanh chóng trong hoạt động xuất nhập khẩu.