Nhân viên chứng từ forwarder là gì?

Hậu Phương Vô Hình: Vai Trò Quan Trọng Của Nhân Viên Chứng Từ Forwarder

Trong thế giới vận tải hàng hóa quốc tế phức tạp, nơi hàng triệu container băng qua đại dương và biên giới mỗi ngày, có một nhóm người làm việc miệt mài phía sau hậu trường, đảm bảo sự trơn tru của toàn bộ quá trình: đó chính là các nhân viên chứng từ forwarder. Họ không trực tiếp vận chuyển hàng hóa, nhưng chính công việc tỉ mỉ của họ là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho mỗi lô hàng.

Khác với hình ảnh mạnh mẽ của những người lái xe container hay những kỹ sư vận hành cảng biển, nhân viên chứng từ forwarder hoạt động như một “hậu phương vô hình”. Công việc của họ tập trung vào việc xử lý, quản lý và bảo đảm tính chính xác của một khối lượng khổng lồ các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Hãy tưởng tượng một dàn nhạc giao hưởng hoành tráng: nếu các nhạc công là các công ty vận tải, hải quan, và khách hàng, thì nhân viên chứng từ forwarder chính là chỉ huy dàn nhạc, điều phối tất cả các nốt nhạc, đảm bảo giai điệu vang lên hoàn hảo.

Cụ thể, công việc của một nhân viên chứng từ forwarder bao gồm:

• Chuẩn bị chứng từ: Đây là công đoạn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Họ phải thu thập, soạn thảo và kiểm tra kỹ lưỡng mọi chứng từ cần thiết, từ vận đơn (Bill of Lading), chứng thư xuất xứ (Certificate of Origin), đến các giấy tờ hải quan, bảo hiểm hàng hóa… Mỗi sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ nghiêm trọng, thậm chí là bị từ chối thông quan.

• Kiểm tra và đối chiếu chứng từ: Sau khi chuẩn bị, họ sẽ tiến hành kiểm tra kỹ càng từng chứng từ, đảm bảo tính hợp lệ, đầy đủ thông tin và phù hợp với quy định của các quốc gia liên quan. Việc đối chiếu thông tin giữa các chứng từ khác nhau là vô cùng quan trọng để tránh những sai lệch không đáng có.

• Quản lý và lưu trữ chứng từ: Một lượng lớn chứng từ được tạo ra trong mỗi giao dịch vận chuyển. Nhân viên chứng từ forwarder phải có hệ thống quản lý và lưu trữ chứng từ hiệu quả, đảm bảo dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết. Trong thời đại số, việc sử dụng phần mềm quản lý chứng từ là điều cần thiết.

• Hỗ trợ giải quyết vấn đề: Trong quá trình vận chuyển, có thể xảy ra những vấn đề phát sinh như mất mát, hư hỏng hàng hoá, chậm trễ… Nhân viên chứng từ forwarder sẽ hỗ trợ giải quyết các vấn đề này bằng cách cung cấp chứng từ cần thiết và liên hệ với các bên liên quan.

Tóm lại, nhân viên chứng từ forwarder là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong chuỗi cung ứng logistics. Họ là những người thầm lặng, đóng góp sức lực để hàng hóa được vận chuyển an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. Khả năng tổ chức, sự cẩn thận, tinh thần trách nhiệm cao và am hiểu về các quy định về hải quan và vận tải quốc tế là những phẩm chất không thể thiếu đối với vị trí này.