Mitä tietoja työnantaja voi työnhakijasta rekrytoinnin yhteydessä hankkia?

Työnantajan tiedonhankinta rekrytointiprosessissa: Rajamailla ja rajoissa

Työnhakuprosessissa työnantaja haluaa luonnollisesti saada mahdollisimman kattavan kuvan hakijan taidoista ja soveltuvuudesta avoinna olevaan tehtävään. Mutta mitkä tiedonhankintakeinot ovat sallittuja, ja missä kulkee raja yksityiselämää suojaavan lainsäädännön kanssa? Tämä artikkeli valottaa, mitä tietoja työnantaja voi laillisesti hankkia työnhakijasta rekrytointiprosessin aikana.

Perustietojen kerääminen: Ansioluettelo ja haastattelu

Rekrytoinnin kulmakiviä ovat työnhakijan itsensä toimittamat tiedot: ansioluettelo ja haastattelussa annetut vastaukset. Ansioluettelo toimii hakemuksen perustana ja antaa katsauksen hakijan koulutukseen, työkokemukseen ja taitoihin. Haastattelu puolestaan tarjoaa mahdollisuuden syventää ymmärrystä hakijan persoonasta, motivaatiosta ja soveltuvuudesta työyhteisöön. Näissä vaiheissa työnantaja voi kysellä työssä tarvittaviin taitoihin ja kokemukseen liittyviä kysymyksiä, mutta yksityiselämää koskevien kysymysten tulisi olla työtehtävään selkeästi relevantissa yhteydessä.

Lisätietojen hankkiminen: Suosittelijat ja referenssit

Työnantaja voi pyytää hakijalta suosituksia aiemmilta työnantajilta tai muilta asiantuntijoilta. Tämä on yleinen ja hyväksytty tapa varmistaa hakijan esittämiin tietoihin liittyvällä todennettavuus. On kuitenkin tärkeää, että hakija antaa nimenomaisen suostumuksensa suositusten pyytämiseen. Ilman tätä suostumusta yhteydenotto on laitonta.

Herkemmät tiedot: Turvallisuusselvitykset, luottotiedot ja rikosrekisteriote

Tietyissä työtehtävissä, esimerkiksi turvallisuusalan työssä tai rooleissa, joissa käsitellään arkaluonteisia tietoja, turvallisuusselvitys voi olla välttämätön. Myös luottotietojen ja rikosrekisterin tarkistaminen voi olla perusteltua, mikäli ne ovat suoraan ja olennaisesti työtehtävään liittyviä. Näissä tapauksissa työnantaja tarvitsee aina hakijan selkeän ja kirjallisen suostumuksen tietojen tarkistamiseen. Ilman suostumusta tiedon hankkiminen on lainvastaista ja voi johtaa vakaviin seuraamuksiin. On tärkeää muistaa, että näiden tietojen käyttö on rajoitettua ja ne tulee säilyttää luottamuksellisina.

Muut tiedonlähteet ja GDPR

Työnantaja ei voi hankkia tietoja työnhakijasta muista lähteistä, kuten sosiaalisesta mediasta tai julkisista rekistereistä, ilman hakijan antamaa suostumusta. Tietosuojaa koskevat lait, kuten GDPR, asettavat tiukat rajoitukset henkilötietojen käsittelylle. Mikäli työnantaja haluaa käyttää tietoja muista lähteistä, hänen on ensin saatava hakijan nimenomaista suostumusta ja varmistettava, että tietojen käsittely on lainmukaista.

Yhteenveto:

Rekrytoinnissa työnantaja voi hankkia tietoja työnhakijasta monista lähteistä, mutta tiedonhankinnan tulee aina tapahtua lakiin ja tietosuojaan liittyvät säännökset huomioiden. Työnhakijan suostumus on avainasemassa, erityisesti herkempiä tietoja koskevissa tapauksissa. Työnantajan on oltava tietoinen velvollisuuksistaan ja toimittava asianmukaisesti, jotta rekrytointiprosessi sujuu sekä lainmukaisesti että eettisesti.