Saako työnantaja lukea sähköpostin?

Saako työnantaja lukea työntekijänsä sähköpostit? Yksityisyyden ja työsuhteen välinen tasapaino

Työntekijöiden sähköpostien lukeminen on monimutkainen kysymys, jossa punnitaan työnantajan oikeuksia ja työntekijän yksityisyyden suojaa. Vaikka työnantaja voi antaa ohjeita työsähköpostin käytöstä, pelkkä ohjeistus ei anna oikeutta mielivaltaiseen sähköpostiviestinnän valvontaan. Tilanne on harmaa, ja vastaus riippuu useista tekijöistä, kuten työsuhteen tyypistä, käytetyistä laitteista ja erityisistä olosuhteista.

Työnantajan oikeus ohjeistaa sähköpostin käyttöä:

Työnantaja voi ja usein myös pitäisi antaa ohjeita työsähköpostin asianmukaisesta käytöstä. Nämä ohjeet voivat koskea esimerkiksi työaikaan liittyviä rajoituksia, salassapitovelvollisuutta sekä soveliasta viestintätapaa. Työnantaja voi myös edellyttää, että työsähköposti käytetään ainoastaan työtehtäviin liittyvään viestintään. Tässä vaiheessa on kuitenkin tärkeää muistaa, että ohjeistus ei itsessään anna oikeutta sähköpostien sisällön tarkasteluun.

Työntekijän sähköpostiviestinnän yksityisyyden suoja:

Työntekijän sähköpostiviestintä nauttii yksityisyyden suojaa, joka on perustuslain suojaama oikeus. Tätä suojaa on verrattavissa tavallisen kirjeiden lähettämiseen. Työnantajan puuttuminen tähän suojaan vaatii painavia perusteita. Pelkkä epäily rikkeestä ei ole riittävä. Painavia syitä voivat olla esimerkiksi:

• Vakava epäily yrityksen sisäisen salassapitosopimuksen rikkomisesta: Esimerkiksi luottamuksellisen tiedon vuotaminen kilpailijalle.
• Epäily rikollisesta toiminnasta: Esimerkiksi petos tai varkaus.
• Työntekijän työtehtävien laiminlyönnin selvittely: Jos työntekijä on käyttänyt työaikaa epäasiallisesti tai laiminlyönyt velvollisuuksiaan.

Käytännön kysymyksiä:

• Työnantajan omistamat laitteet: Jos työntekijä käyttää työnantajan omistamaa tietokonetta ja sähköpostitiliä, työnantajalla on laajemmat oikeudet valvoa sähköpostiliikennettä. Silti myös tässä tapauksessa on noudatettava kohtuullisuutta ja yksityisyyden suojaa.
• Henkilökohtainen sähköposti työpaikalla: Henkilökohtaisen sähköpostin käyttö työaikana voi olla sallittua, mutta työnantaja voi silti rajoittaa sen käyttöä työajaksi. Henkilökohtaisen sähköpostin lukeminen on kuitenkin yleensä laitonta ilman painavia syitä.
• Valvontajärjestelmien käyttö: Työnantajan on oltava avoin valvonnan käytöstä työntekijöille ja järjestelmien on oltava lainmukaisia. Valvonnan tulee olla suhteessa sen tavoitteeseen ja se ei saa olla liian laaja-alaista.

Yhteenveto:

Työnantajan oikeus ohjeistaa sähköpostin käyttöä ja työntekijän oikeus yksityisyyden suojaan ovat tasapainotettavia. Työnantaja ei voi lukea työntekijän sähköposteja mielivaltaisesti. Painavat syyt ja kohtuullisuus ovat avainasemassa. Epäselvissä tilanteissa on aina parasta ottaa yhteyttä oikeudellisiin asiantuntijoihin. Selkeät ohjeet ja avoin kommunikaatio työpaikalla voivat parhaiten ehkäistä ristiriitoja ja varmistaa molempien osapuolien oikeuksien kunnioittamisen.