Mitä merkkejä tiedoston nimessä ei saa olla?

PDF/A-tiedoston nimeäminen: kiellettyjä merkkejä ja hyväksytty nimeämiskäytäntö

PDF/A-tiedostojen nimeäminen voi vaikuttaa arkistoidun tiedoston löydettävyyteen ja käytettävyyteen pitkällä aikavälillä. Siksi on tärkeää noudattaa selkeitä ja yhtenäisiä nimeämiskäytäntöjä. Tämä artikkeli selventää, mitä merkkejä PDF/A-tiedoston nimessä ei saa käyttää ja esittelee hyväksytyn nimeämismallin.

Kiellettyjä merkkejä PDF/A-tiedoston nimessä:

Monet merkit voivat aiheuttaa ongelmia tiedoston käsittelyssä, jaetaessa tai arkistoituessa. Tästä syystä on välttämätöntä rajoittaa tiedostonimeen käytettäviä merkkejä. Seuraavat merkit ovat ehdottomasti kiellettyjä:

• Ääkköset: Ä, Ö, Y, ä, ö, y sekä muut kansainväliset merkit.
• Erikoismerkit: !@#$%^&*()+=[]{}|;’:”,./<>?`~
• Välilyönnit (enemmän kuin yksi): Vaikka yksi välilyönti on sallittu, useampia välilyöntejä tulisi välttää. Yksi välilyönti on sallittu nimen osien erottamiseksi.

Hyväksytyt merkit PDF/A-tiedoston nimessä:

Vain seuraavat merkit ovat hyväksyttäviä PDF/A-tiedoston nimessä:

• Numerot: 0-9
• Aakkoset: a-z, A-Z
• Alaviiva: _
• Miinusmerkki: –
• Yksi välilyönti: Vain yksi välilyönti on sallittu nimen osien erottamiseksi.

Suositeltu nimeämismalli:

PDF/A-tiedostojen nimeämisessä suositellaan seuraavaa selkeää ja johdonmukaista mallia:

• Yksi tekijä: Sukunimi_Etunimi (esim. Malinen_Maija)
• Useampi tekijä: Sukunimi_Sukunimi_jne. (esim. Korhonen_Lehtinen_Niininen)

Tämä malli varmistaa tiedoston helpon tunnistamisen ja järjestämisen. Se on myös riittävän yksinkertainen, jotta tiedoston käsittely ja haku toimivat ongelmitta eri järjestelmissä.

Yhteenveto:

Huolellinen tiedoston nimeäminen on olennainen osa tiedonhallintaa. Noudattamalla yllä mainittuja ohjeita varmistat, että PDF/A-tiedostosi ovat helposti löydettävissä, käytettävissä ja yhteensopivia erilaisten järjestelmien kanssa. Muista, että nimen yksinkertaisuus ja johdonmukaisuus ovat avainasemassa. Käytä yllä olevaa mallia ja välttäkää kiellettyjä merkkejä turvallisen ja tehokkaan arkistoinnin takaamiseksi.