Miten jaan OneDrive-kansion?

OneDrive-kansion jakaminen – Ohita perusvaiheet ja hallitse jakoasetuksia kuin ammattilainen!

OneDrive on loistava työkalu tiedostojen säilytykseen ja jakamiseen. Tiedät jo todennäköisesti, että kansion jakaminen onnistuu hiiren oikealla painikkeella ja linkin kopioimalla. Mutta entä jos haluatkin tarkemmin hallita, kuka pääsee kansioosi käsiksi ja mitä he siellä voivat tehdä? Tai jos linkki on vanhentunut ja tarvitset uuden, räätälöidymmän ratkaisun? Tämä artikkeli sukeltaa syvemmälle OneDriven kansion jakamisen saloihin, jotta voit jakaa tiedostosi turvallisesti ja tehokkaasti juuri niin kuin haluat.

Perusjako ei aina riitä: Milloin kannattaa käyttää lisäasetuksia?

Vaikka hiiren oikealla napilla tehty jakaminen onkin nopeaa, se ei aina ole paras ratkaisu. Harkitse lisäasetusten käyttöä näissä tilanteissa:

• Haluat rajoittaa kansion käyttöoikeuksia: Oletuksena jaettu linkki antaa muokkausoikeudet. Haluat ehkä kuitenkin vain näyttää tiedostoja, etkä halua, että kukaan voi muokata niitä.
• Haluat jakaa kansion vain tietyille henkilöille: Julkinen linkki saattaa päätyä vääriin käsiin. Voit jakaa kansion suoraan tietyille henkilöille heidän sähköpostiosoitteidensa avulla.
• Haluat suojata kansion salasanalla: Lisää turvallisuutta vaatimalla salasanan kansion avaamiseen.
• Haluat asettaa linkin vanhenemispäivän: Varmista, että linkki ei jää ikuisesti aktiiviseksi ja tiedostot altistu turvallisuusriskeille.
• Haluat estää lataamisen: Haluat, että ihmiset voivat tarkastella tiedostoja, mutta et halua heidän lataavan niitä.
• Olet jakanut kansion jo aiemmin ja haluat muuttaa jakoasetuksia: Ehkä haluat poistaa jonkun pääsyn tai muuttaa käyttöoikeuksia.

Näin pääset lisäasetuksiin:

1. Valitse kansio: Klikkaa OneDrive-kansiossa haluamaasi kansiota.
2. Valitse “Jaa”: Löydät “Jaa” -painikkeen yleensä yläpalkista tai klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella kansiota.
3. Valitse “Kenellä tahansa linkin omaavalla”: Tämä pudotusvalikko avaa lisäasetukset. Huomaa, että teksti voi hieman vaihdella, mutta siinä yleensä viitataan linkkiin ja sen käyttöoikeuksiin.

Lisäasetukset hallinnassa: Nyt alkaa hauskuus!

Avautuvassa ikkunassa pääset säätämään seuraavia asioita:

• Kuka voi käyttää linkkiä? Valitse yksi seuraavista:

  • Kenellä tahansa linkin omaavalla: Kuka tahansa, jolla on linkki, voi käyttää kansiota.
  • Vain organisaatiosi jäsenet (jos käytät OneDrivea työpaikalla/koulussa): Rajoittaa pääsyn vain organisaatiosi sisällä.
  • Tietyt henkilöt: Syötä vastaanottajien sähköpostiosoitteet. He saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki kansioon.

• Salli muokkaaminen: Valitse, voivatko vastaanottajat muokata tiedostoja vai vain tarkastella niitä.

• Aseta vanhenemispäivä: Valitse päivämäärä, jolloin linkki lakkaa toimimasta.

• Aseta salasana: Luo salasana, joka vaaditaan kansion avaamiseen.

• Estä lataaminen: Jos jaat tiedostoja tarkasteltavaksi, mutta et halua niiden lataamista, poista tämä asetus käytöstä.

Vanhojen jakojen hallinta:

Oletko jakanut kansion aiemmin ja haluat muuttaa asetuksia tai poistaa jonkun pääsyn?

1. Valitse kansio: Klikkaa OneDrive-kansiossa haluamaasi kansiota.
2. Valitse “Jaa” tai “Hallitse käyttöoikeuksia”: Nimi voi hieman vaihdella OneDrive-versiosta riippuen.
3. Näet listan henkilöistä, joilla on pääsy kansioon. Voit muuttaa heidän käyttöoikeuksiaan tai poistaa heidät kokonaan.

Yhteenveto:

OneDriven kansion jakaminen on helppoa, mutta perusvaiheiden lisäksi kannattaa tutustua lisäasetuksiin. Näin varmistat, että jaat tiedostosi turvallisesti ja tehokkaasti juuri niin kuin haluat. Muista aina miettiä, kenelle jaat tiedostoja, mitä he saavat tehdä tiedostoilla ja kuinka kauan linkin tulisi olla aktiivinen. Näillä vinkeillä jaat tiedostoja kuin ammattilainen!