Voiko valtakirjan tehdä sähköisesti?

Sähköinen valtakirja: Käytännön ohjeita ja rajoituksia

Sähköinen valtakirja on noussut yhä suositummaksi vaihtoehdoksi perinteiselle paperiselle vastineelle. Monissa tilanteissa se toimii moitteettomasti, mutta sen kelpoisuuteen vaikuttavat olennaiset tekijät, joita on hyvä huomioida. Yksinkertaisesti sanottuna: kyllä, sähköinen valtakirja on usein mahdollinen, mutta ei aina.

Milloin sähköinen valtakirja kelpaa?

Monet yritykset ja viranomaiset hyväksyvät sähköisen valtakirjan, jossa toinen henkilö saa valtuutuksen toimia sinun puolestasi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi pankkiasioiden hoitamista, sopimusten allekirjoittamista tai viranomaisasioiden selvittämistä. Sähköisen valtakirjan allekirjoitus voi olla:

• Skannattu kuvallinen allekirjoitus: Perinteinen allekirjoitus paperilla, joka on skannattu ja liitetty sähköiseen dokumenttiin. Tämä on yksinkertaisin ratkaisu, mutta ei aina turvallisin.
• Sähköinen allekirjoitus: Digitaalinen allekirjoitus, joka usein sisältää vahvan tunnistamisen (esimerkiksi pankkitunnukset tai mobiilivarmenne). Tämä lisää allekirjoituksen luotettavuutta.
• Vahvan tunnistautumisen kautta toteutettu allekirjoitus: Viranomaisten tarjoamat järjestelmät, kuten Suomi.fi, mahdollistavat vahvasti tunnistautuneen allekirjoituksen, joka on yleensä hyväksyttävä kaikissa virallisissa yhteyksissä.

Milloin sähköinen valtakirja ei riitä?

Vaikka sähköinen valtakirja on helppokäyttöinen, sen kelpoisuus riippuu aina tilanteesta ja asianosaisesta tahosta. Jotkut viranomaiset ja organisaatiot edellyttävät edelleen paperista, virallisesti allekirjoitettua valtakirjaa. Tämä voi koskea esimerkiksi:

• Merkittäviä rahallisia tai oikeudellisia toimenpiteitä: Suuria summia tai oikeudellisia sopimuksia koskevissa asioissa saatetaan vaatia erityisen vahvaa todentamista.
• Erityisiä lakisääteisiä vaatimuksia: Tietyt asiat, kuten esimerkiksi testamentin tekeminen, voivat vaatia nimenomaan paperisen, virallisesti todennetun valtakirjan.
• Viranomaisten omat säännöt: Jokaisella viranomaisella ja organisaatiolla on omat ohjeensa sähköisten valtakirjojen hyväksymisestä.

Toimi näin:

Ennen sähköisen valtakirjan käyttöä on aina varmistettava vastaanottavan tahon ohjeet. Ota yhteyttä pankkiisi, viranomaiseen tai muuhun asianosaiseen tahoon ja kysy, hyväksyvätkö he sähköisen valtakirjan ja mitä vaatimuksia he sille asettavat. Tämä välttää turhia viivytyksiä ja varmistaa, että valtakirjasi on laillisesti pätevä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että sähköinen valtakirja on kätevä ja usein hyväksyttävä vaihtoehto, mutta sen kelpoisuus riippuu aina kontekstista. Varovaisuus ja yhteydenotto asianosaiseen tahoon ennen valtakirjan käyttöä ovat aina suositeltavia.