Mitä puheeksi ottaminen tarkoittaa?

Puheeksi ottaminen: Avoimuuden ja yhteistyön väline työyhteisössä

Työyhteisön toimivuus perustuu moniin tekijöihin, mutta yksi keskeisistä on avoin ja kunnioittava kommunikaatio. Puheeksi ottaminen on juuri tätä: proaktiivinen ja rakentava tapa käsitellä ilmeneviä epäkohtia, huolenaiheita tai ongelmia. Se ei ole syyttävä sormi osoittaminen tai kritiikin esittäminen, vaan avoimen keskustelun aloittaminen yhteisen ratkaisun löytämiseksi.

Puheeksi ottaminen eroaa merkittävästi passiivisesta odottamisesta tai ongelman sivuuttamisesta. Sen sijaan se on rohkeaa ja vastuullista toimintaa, jossa yksilö ottaa ohjat ja pyrkii parantamaan työyhteisön ilmapiiriä ja tuottavuutta. Keskeistä on, että puheeksi ottaminen ei ole vain esimiehen tehtävä; kuka tahansa työntekijä voi ja tulisi aloittaa keskustelun, mikäli havaitaan jotakin, joka vaatii huomiota. Tämä tasapuolista osallistumista korostava lähestymistapa edistää avoimuutta ja yhteisvastuullisuutta.

Mitä puheeksi ottaminen käytännössä tarkoittaa?

Puheeksi ottamisessa on kyse siitä, että huomaat jonkin epäkohdan – esimerkiksi toistuvan myöhästelyn, työturvallisuuteen liittyvän puutteen tai tiimityön haasteet – ja aloitat siitä keskustelun asianosaisen tai asianosaisten kanssa. Tavoitteena ei ole syyllistäminen tai tuomitseminen, vaan yhdessä ongelman analysointi ja ratkaisun etsiminen. Keskustelun tulisi olla rakentavaa ja keskittyä faktoihin sekä niiden vaikutuksiin.

Hyvän puheeksi ottamisen elementit:

• Valmistelu: Mieti etukäteen, mistä haluat keskustella ja miten haluat asian esittää. Kirjaa ylös keskeiset seikat ja mieti, mitä haluaisit keskustelun tuloksena saavuttaa.
• Oikea aika ja paikka: Valitse sopiva aika ja paikka keskustelulle, jossa osapuolet voivat keskittyä asiaan häiriöttä.
• Selkeä ja asiallinen viestintä: Ilmaise huolesi selkeästi ja asiallisesti, välttäen syyttelyä ja arvostelua. Käytä “minä”-viestiä, esimerkiksi “Minua on huolestuttanut…” tai “Olen huomannut, että…”.
• Kuunteleminen ja ymmärtäminen: Anna toisen osapuolen puhua ja ymmärrä hänen näkökulmaansa.
• Yhteistyö ja ratkaisukeskeisyys: Keskity yhteisen ratkaisun löytämiseen. Tavoitteena on parantaa tilannetta, ei saavuttaa henkilökohtaista voittoa.
• Dokumentointi: Jos asia vaatii jatkotoimenpiteitä, on tärkeää dokumentoida keskustelu ja sovitut toimenpiteet.

Puheeksi ottaminen ei ole helppoa, mutta se on välttämätön osa toimivan työyhteisön rakentamista. Se edellyttää rohkeutta, avoimuutta ja kykyä keskustella rakentavasti. Onnistuneessa puheeksi ottamisessa syntyy yhteisymmärrys, ja ongelman ratkaiseminen etenee yhdessä. Se vahvistaa työyhteisön luottamusta ja luo pohjan paremmalle tulevaisuudelle.