Mitä kirjoittaa sähköpostin loppuun?

Sähköpostin lopetus: Viimeinen silaus onnistuneeseen viestiin

Sähköpostin kirjoittaminen on kuin hyvän kirjeen kirjoittamista: alku ja loppu ovat yhtä tärkeitä kuin itse sisältö. Vaikka viestisi olisi täydellinen, huonosti muotoiltu loppu voi jättää lukijan hämmentyneeksi tai antaa epäammattimaisen kuvan. Siksi on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, mitä kirjoitat sähköpostin loppuun.

Sähköpostin lopetus koostuu kolmesta olennaisesta osasta: tervehdyksestä, nimestä ja mahdollisesti lyhyestä jatkotoimenpidettä koskevasta kehotuksesta tai kysymykseen. Näiden osien sopivuus riippuu lähettäjän ja vastaanottajan välisestä suhteesta sekä viestin aiheesta.

Tervehdys: Valitse tervehdys huomioiden vastaanottajan kanssa vallitseva suhde. Ystävälliseen ja epäviralliseen yhteydenpitoon sopivat tervehdykset, kuten “Ystävällisin terveisin”, “Lämpimin terveisin” tai yksinkertaisesti “Terveisin”. Ammatilliseen yhteydenpitoon sopii yleensä asiallisempi tervehdys, kuten “Ystävällisin terveisin”, “Terveisin”, tai jopa pelkkä nimi. Vältä liian epävirallista kieltä, ellei se ole jo ennestään vakiintunutta kommunikaatiossanne.

Nimi: Nimesi on luonnollisesti tärkeä osa sähköpostin loppua. Kirjoita nimesi selkeästi ja helposti luettavasti. Otsikkoon voit lisätä myös tittelisi tai asemasi, jos se on relevanttia.

Jatkotoimenpide (valinnainen): Tämä osa voi merkittävästi parantaa viestin tehokkuutta. Se antaa vastaanottajalle selkeän kuvan siitä, mitä odotat häneltä seuraavaksi. Ystävälliseen sävyyn kirjoitettu sähköposti voi sisältää kysymyksen, kuten “Kerrothan, jos sinulla on kysyttävää!” tai kehotuksen, kuten “Ota rohkeasti yhteyttä, jos tarvitset lisätietoja!”. Ammattimaisessa viestissä jatkotoimenpide voi olla lyhyempi ja selkeämpi, esimerkiksi “Palaan asiaan [päivämäärä]”. Vältä liian painostavia kehotuksia.

Mitä välttää:

• Sähköpostin alussa ja lopussa olevan saman sisällön toistamista: Tämä tekee viestistä turhan pitkän ja hankalan lukea.
• Liian epävirallista tai liian virallista kieltä: Sovita tervehdys ja sävy vastaanottajaan ja viestiin.
• Epäselviä jatkotoimenpiteitä: Jos odotat vastaanottajalta jotakin, ilmaise se selkeästi.
• Liian pitkää loppua: Pidä lopetus lyhyenä ja ytimekkäänä.

Esimerkkejä:

• Ystävällinen: “Aurinkoisin terveisin, Anna”
• Ammattimainen: “Ystävällisin terveisin, Markku Malinen, Projektipäällikkö”
• Ammattimainen ja kehotus: “Ystävällisin terveisin, Liisa Lehto, Ota yhteyttä, jos tarvitset lisätietoja projektin aikataulusta.”

Muista, että sähköpostin loppu on tärkeä osa kokonaisvaikutelmaa. Huolellisesti muotoiltu loppu jättää positiivisen vaikutelman ja voi parantaa viestin tehokkuutta. Käytä siis aikaa sen hiomiseen ja valitse sopivat sanat vastaanottajan ja tilanteen mukaan.